Alles wat Trajenda doet, per onderdeel.
Per onderdeel wat het voor je oplost, wie ermee werkt, waar het in de app staat, en wat het niet doet. Alles op deze pagina werkt vandaag.
Planbord
Je hele dag in één scherm, zonder overtypen.
Een rit is bij Trajenda een route: laden en lossen, met zoveel stops als nodig. Je zet hem er één keer in, en daarna werkt iedereen met dezelfde rit - de chauffeur, je klant en straks de factuur.
- Wie werkt ermee
- de planner
- Waar in de app
- Ritten, Planbord, Kaart, Locaties en Sjablonen - op de computer, en ook op de telefoon
Een rit maken
Meerdere stops
Laden en lossen in één rit, elk adres met een eigen tijdvak, lading en referentie. Kies je een opgeslagen locatie, dan komen de vaste instructies vanzelf mee - de poortcode hoeft niet elke week opnieuw.
Order plakken
Kopieer de tekst van een transportopdracht uit de mail en plak hem in het ritformulier. Wat duidelijk in de tekst staat wordt ingevuld; wat onduidelijk is blijft leeg. De app raadt nooit.
Sjablonen en dupliceren
De meeste vracht is elke week dezelfde rit. Dupliceren neemt de hele route mee; het referentienummer en het bedrag blijven leeg, want die horen bij die ene order.
Beginnen met wat je hebt
Een planning, klanten, locaties of voertuigen plak je uit Excel of lees je in als CSV, ook met Duitse of Poolse kopregels. Je ziet eerst een voorbeeld; een klant, adres of voertuig dat er al staat wordt overgeslagen, niet overschreven. Tarieven lees je bewust niet in.
De dag overzien
Planbord
Eén dag, één kolom per chauffeur, en links wat nog niemand heeft. Slepen is meteen opgeslagen. Op een telefoon staat alles onder elkaar en kies je de chauffeur uit een lijst.
Aandacht bovenaan
Te laat, nog geen chauffeur, te lang op locatie, al een tijd niets gehoord, een open melding van de chauffeur: eerst wat misgaat, daarna de rest.
Kaart met verwachte aankomst
Waar de trucks zijn van chauffeurs die hun locatie delen, met een verwachte aankomst per stop. Die is hemelsbreed geschat, niet over de weg gerekend: goed voor een venster van een uur, niet voor een factuur.
Melding bij aankomst
Per locatie aan te zetten: komt een truck binnen 300 meter, dan krijg je een melding. De status verandert daar niet door - dat doet alleen de chauffeur.
Zoeken over alles
Op referentie, klant, kenteken, bestemming, chauffeur of datum. Zijn er meer treffers dan passen, dan staat dat erbij - zodat je niet denkt dat een klant er niet is en hem dubbel aanmaakt.
Als het anders loopt
Annuleren met een reden
Wie zegt af - de klant, jijzelf of overmacht - en waarom. De rit blijft staan met alles wat onderweg al is vastgelegd, zodat je hem alsnog kunt factureren.
Prullenbak en logboek
Een verwijderde rit haal je terug. Van elke wijziging staat vast wie hem deed en wanneer.
Wat ontbreekt er nog
Eén lijst met lege velden die later iets breken: een klant zonder btw-nummer krijgt geen e-factuur, een klant zonder kilometertarief laat ritten ongeprijsd.
Ritopdracht afdrukken
Voor wie de rit ook op papier in de cabine wil hebben.
Wat dit onderdeel niet doet
- Geen routeplanning met rijtijden: navigeren doet de chauffeur met een eigen kaart-app.
- Geen automatische ritverdeling: wie wat rijdt, beslis jij.
Chauffeursapp
De chauffeur tikt, jij weet het - zonder te bellen.
De chauffeur opent de rit op de eigen telefoon, in de eigen taal. Op het scherm staat één stop tegelijk met grote knoppen, en elke tik zet de tijd vast. Typen hoeft bijna nergens.
- Wie werkt ermee
- de chauffeur
- Waar in de app
- Op de eigen telefoon van de chauffeur, in de browser of vanaf het beginscherm: de ritten, de chat en Mijn week
Het chauffeursscherm
Eén stop tegelijk
Het referentienummer van de klant, het adres, de contactpersoon met belknop en de vaste instructies van die plek. Alleen de knoppen die op dat moment aan de beurt zijn.
Navigeren met de eigen app
Eén knop opent het adres in Google Maps, Waze of een andere kaart-app op de telefoon. Werkt niets, dan kopieert de knop het adres.
Verkeerd getikt
Met twee tikken is een status terug te draaien. Jij krijgt daar een melding van, zodat een tijd niet stil verandert.
Op het beginscherm
Geen app-winkel nodig: Trajenda gaat vanuit de browser op het beginscherm. Dan zijn de ritten met één tik open en kunnen er meldingen binnenkomen.
Wat de chauffeur nog meer vastlegt
Dienst en kilometerstand
Begin en eind van de dienst, met de kilometerstand. Afwezig of ziek melden kan de chauffeur ook zelf.
Vertrekcontrole
Vóór vertrek de wagen nalopen, met een foto bij een gebrek. Het gebrek komt bij jou, en met één knop bij de garage.
Kosten en bonnen
Tol, brandstof, veerboot, parkeren - met een foto van de bon, bij de rit waar hij hoort. Wat door te belasten is, haal je later op de factuur.
Barcode scannen
Op Android met Chrome scant de chauffeur een barcode of QR-code met de camera.
Contact met kantoor
Chat die vertaalt
Berichten gaan in beide richtingen door de vertaling. Veelgebruikte zinnen staan klaar, zodat een antwoord één tik kost.
Spraakberichten
Inspreken en afspelen, voor wie onderweg niet wil typen.
Meldingen op de telefoon
De chauffeur krijgt een melding op de telefoon als jij iets stuurt - zodra meldingen één keer zijn aangezet.
De eigen week
De uren, kilometers en ritten van de week, en de eigen gegevens om te downloaden.
Locatie: alleen als de chauffeur zelf deelt
Toestemming per chauffeur
Staat standaard uit. Met één knop 'Stop met delen' weer uit, zonder gevolgen voor de rit. Alleen tijdens de dienst.
Kort bewaard
Locatiepunten verdwijnen standaard na 30 dagen; instelbaar van 7 tot 30.
Geen status uit locatie
Trajenda zet nooit zelf 'aangekomen' op basis van een positie, en leidt geen snelheid of rijgedrag af. Dat tikt alleen de chauffeur.
Wat dit onderdeel niet doet
- Er is geen app uit de app-winkel. De webapp kan geen locatie doorgeven terwijl de telefoon op slot ligt.
- Spraakberichten worden niet omgezet naar tekst.
Vrachtbrief en bewijs
Bewijs dat er nog staat als de klant maanden later belt.
Wat op de kade gebeurt, verdwijnt anders. De chauffeur legt het vast met een of twee tikken, met tijd en plaats erbij. Het staat bij de rit - en waar het hoort op het document dat de ontvanger tekent.
- Wie werkt ermee
- chauffeur en ontvanger
- Waar in de app
- De chauffeur legt het vast in de app; jij vindt vrachtbrief, afleverbewijs en foto's bij de rit
Documenten
CMR-vrachtbrief
Ingevuld vanuit de rit, model van de IRU met de verplichte velden uit artikel 6, in de taal van de ontvanger - vijftien talen. Afdrukken of opslaan als PDF.
Voorbehoud in vak 18
Wat de chauffeur bij het laden meldt, komt als voorbehoud op de vrachtbrief. Blijft dat vak leeg, dan geldt dat de goederen in goede staat zijn ontvangen.
Afleverbewijs
De ontvanger tekent op de telefoon van de chauffeur, met naam, tijd en plaats. Daarna valt elke wijziging op - ook een van ons. Je deelt het met je klant via een link, zonder dat die een account nodig heeft.
Vrachtbrief op de telefoon
Openen en laten zien bij een controle: een kopie, geen erkende e-CMR. De papieren vrachtbrief blijft nodig.
Bij het laden
Ladingcontrole
'Alles in orde' of 'Ik zie iets'. Die eerste tik is bewijs: staat vast dat de lading bij vertrek heel was, dan is aannemelijk dat schade onderweg is ontstaan.
Ladingzekering
Waarmee de lading vastzit - spanbanden, antislipmatten, stuwzakken, kopschot - en wie er geladen heeft. Laadde de klant en mocht de chauffeur er niet bij, dan zie jij dat met een gele balk op de rit.
Zegel
Nooit voorgevuld: de chauffeur leest het nummer af, de app vergelijkt het met wat jij verwacht.
ADR-controle
Drie vragen die vanaf de grond te beantwoorden zijn: oranje borden, vervoersdocument, uitrusting. Overslaan mag; alleen een uitdrukkelijk 'nee' telt als afwijking.
Temperatuur
Elke meting draagt de eis van dat moment. Wijzigt de afspraak later, dan blijft zichtbaar wat er die dag gold.
Bij het lossen
Weigering
Wie het weigert - een naam, geen 'het magazijn' - waarom, hoeveel, met een foto. Jij legt daarna vast wat er met de goederen gebeurt: wachten op instructie, terug naar de afzender, elders gelost.
Pallets
Elke ruil is een regel erbij, nooit een gewijzigd saldo. Zo zie je per klant hoeveel pallets er van jou bij die klant staan.
Meerwerk
Extra wachttijd, een extra stop, handmatig lossen: de chauffeur legt het vast met een foto op de stop waar het gebeurde. Of het wordt doorbelast, beslis jij.
Schadefoto's met stempel
Tijd en positie in de foto gebrand, met een digitale vingerafdruk (hash) erover. Knoeien valt op - onvervalsbaar is de stempel niet.
Wat dit onderdeel niet doet
- Geen e-CMR: de handtekening op het scherm is een afleverbewijs, geen vervanging van de papieren vrachtbrief.
- Geen zekeringsberekening. Wij leggen vast wat er gedaan is; of het genoeg is, blijft het oordeel van de chauffeur.
- Tekst uit een gefotografeerde vrachtbrief wordt niet automatisch gelezen.
Klantportaal
Je klant kijkt zelf mee. Je charter ook.
Minder telefoontjes over waar de vracht is, en geen schermafdrukken meer heen en weer. Je klant en de vervoerder aan wie je uitbesteedt zien hun eigen deel - niet meer.
- Wie werkt ermee
- je klant en je charter
- Waar in de app
- Klanten, Vervoerders en Koppelingen; je klant en je charter loggen in op hun eigen portaal
Je klant
Volglink
Status en verwachte aankomst van één rit, zonder inloggen. De positie van je chauffeur staat er bewust niet op: de toestemming is aan jou gegeven, niet aan iedereen die de link doorstuurt.
Klantportaal
De zendingen van je klant met wat er komt bovenaan en een voortgangsbalk per zending, de documenten erbij en de facturen - in de eigen taal. Je nodigt je klant uit met een link die je zelf doorstuurt, en trekt de toegang in wanneer je wilt.
Berichten aan de planner
Via de volglink kan de ontvanger de planner iets laten weten, zoals een ander dock of een tijd, en je planner antwoordt op dezelfde pagina. In het klantportaal praten je klant en je planner per zending heen en weer. Alles komt binnen op één pagina: Klantberichten.
Klantdossier
Eén pagina per klant: tarieven, contactpersonen, alle ritten met welke documenten er liggen - ontbrekend bewijs in rood - adressen en facturen.
Documenten in de juiste taal
Vrachtbrief, factuur en aanmaning volgen de taal van de ontvanger, niet die van jou.
Je charter
Inkoop naast verkoop
De marge rekent mee terwijl je typt en wordt rood bij verlies. Per vervoerder zie je de marge over twaalf maanden, met het aantal ritten waarvoor een prijs is ingevuld.
Je eigen chauffeur gaat eraf
Besteed je een rit uit, dan verdwijnt hij uit de app van je eigen chauffeur en telt hij niet mee in de uren van die chauffeur.
CMR-verzekering
Leg de verzekering van elke charter vast; het scherm waarschuwt als die bijna of al verlopen is. Richting je opdrachtgever blijf jij aansprakelijk.
Vervoerdersportaal
Je charter ziet de stops en de instructies van de uitbestede rit en levert daar de vrachtbrief aan. Jij ziet meteen welke vrachtbrieven nog niet binnen zijn.
Koppelen met andere systemen
Orders binnen via de API
Het TMS of de webshop van je klant zet opdrachten rechtstreeks in jouw planning, met een sleutel per klant. Een dubbele order wordt herkend en geweigerd.
Statusmeldingen terug
Bij elke statuswissel een ondertekend bericht naar het systeem dat de orders aanlevert. Dan hoeft er niemand te bellen.
Documentatie voor de bouwer
Velden, foutcodes, een voorbeeld om de handtekening te controleren - en wat de koppeling niet doet - op trajenda.com/api-docs.
Wat dit onderdeel niet doet
- Uitnodigingen voor het portaal mailt de app nog niet: je krijgt een link die je zelf doorstuurt.
- Een antwoord op een bericht via de volglink leest iedereen die de link heeft: de schrijver is niet geverifieerd. Er gaat geen mail of sms naar de schrijver; het antwoord staat er als de link opnieuw wordt geopend.
- Inkoopfacturen en betalingen aan charters houd je bij in je boekhoudpakket, niet hier.
Facturen
Van rit naar factuur, en weten wie nog moet betalen.
Wat onderweg is vastgelegd, komt onderbouwd op de factuur: wachttijd tegen het tarief van die klant, meerwerk, bonnen, toeslagen. Leeg betekent 'niet afgesproken', niet 'gratis' - wat geen prijs heeft wordt getoond, nooit geraden.
- Wie werkt ermee
- de administratie
- Waar in de app
- Facturen, Debiteuren, Offertes, Diensten en Cijfers - voor de rol management
Factureren
Tarieven bij de klant
Per rit, per kilometer, per extra kilometer, en een wachttarief met vrije minuten. Plus betaaltermijn en betalingskorting. Staat er geen omrijtarief, dan zie je die kilometers als 'niet geprijsd' in plaats van dat ze stil verdwijnen.
Ritspecificatie
Per klant alle ritten, wachttijd en omrijkilometers met hun bedrag - de onderbouwing, nog geen factuur. Af te drukken, of als CSV voor je boekhouder.
Concept, dan definitief
Een concept heeft nog geen nummer en is vrij te wijzigen. Pas bij 'definitief' krijgt hij een nummer uit een reeks zonder gaten. Terugdraaien gaat met een creditnota.
Btw per regel
Binnenlands 21% en internationaal 0% verlegd op dezelfde maandfactuur. Een regel met 0% vraagt om een reden, anders slaat de app hem niet op.
Bonnen en toeslagen
Tol- en veerbonnen van de chauffeur komen met één knop op de factuur, elk als eigen regel. De dieseltoeslag rekent met jouw basisprijs en de maandprijs die jij invult, met de bron erbij.
Dienstenlijst
Weekendtoeslag, ADR-toeslag, laadmeter, lege kilometer: één keer een prijs, daarna met één klik op de factuur.
Versturen
E-factuur
UBL volgens Peppol BIS 3.0, en XRechnung 3.0 voor klanten in Duitsland. Ontbreekt er iets dat verplicht is, zoals het btw-nummer van de klant, dan zegt de app dat vóór verzending.
Mailconcept
Eén klik geeft een kant-en-klaar bericht dat opent in je eigen mailprogramma, met de e-factuur als bijlage. De mail komt uit jouw mailbox, met jouw handtekening.
Zelf verstuurd
Op de post gedaan of meegegeven met de chauffeur? Leg vast dát hij weg is; vanaf dan telt hij als openstaand.
Binnenhalen
Debiteuren op ouderdom
Wat nog loopt, 1-30, 31-60, 61-90 dagen te laat en langer - de grenzen die je boekhouder ook gebruikt. Per klant, grootste bedrag bovenaan: de volgorde waarin je belt.
Aanmaning
Een brief in de taal van de klant, met het openstaande bedrag en het betalingskenmerk. De toon loopt op: herinnering, tweede herinnering, laatste aanmaning. Rente rekent hij per periode, met de percentages die jij invult.
Bankafschrift inlezen
MT940 of CAMT.053. De app zoekt het factuurnummer en stelt voor wat erbij hoort. Er wordt nooit stil afgeboekt: jij bevestigt.
Betalingen
Ook gedeeltelijk. Is het totaal voldaan, dan staat de factuur vanzelf op betaald.
Cijfers
Btw per maand
Omzet en btw per tarief, met 0% en verlegd apart, zoals de aangifte het vraagt. Alleen je verkoopfacturen: de voorbelasting tel je zelf bij.
Wat nog niet is doorbelast
Wachttijd per klant met het bedrag volgens jullie afspraak, en meerwerk dat nog op geen enkele factuur staat.
Offertes
Gewonnen, verloren, open, en op volgorde de redenen waarom je verloor. Het percentage telt alleen besliste offertes.
Omzet en marge
Omzet per maand op factuurdatum, je grootste klanten, en de marge per klant.
Wat dit onderdeel niet doet
- Facturen en aanmaningen rechtstreeks mailen uit de app kan nog niet; het mailconcept en de PDF wel.
- Een e-factuur over het Peppol-netwerk versturen kan nog niet: je krijgt het bestand.
- Geen boekhouding en nog geen rechtstreekse koppeling met je boekhoudpakket: Moneybird is in voorbereiding en gaat pas aan na een proef met een echte administratie. De e-factuur en de CSV lees je daar wel in.
Wagenpark, uren en veiligheid
Wat er verder bij een transportbedrijf hoort.
Vervaldatums die je niet wilt missen, uren en rijtijd, kosten per truck, rapporten - en wie wat mag zien.
- Wie werkt ermee
- het management
- Waar in de app
- Voertuigen, Kosten en gebreken, Boetes, Uren, Rapportage, Team en Bedrijfsgegevens
Wagenpark
Vervaldatums
APK, tachograafkeuring, verzekering en onderhoud per truck; rijbewijs, code 95, chauffeurskaart en ADR-certificaat per chauffeur. Je ziet ze twee maanden van tevoren, en verlopen staat apart van bijna verlopen.
Gebreken en garage
Wat een chauffeur meldt bij de vertrekcontrole, met foto. Met één knop naar de garage, en af te melden als het gemaakt is.
Kosten per truck
Tanken en reparaties per voertuig. Het verbruik volgt uit de tankbeurten.
Boetes
Vastgelegd bij de rit, zodat je ziet wie er reed.
Uren en rijtijd
Uren uit de statusmomenten
Diensten met begin, eind en kilometerstand, te exporteren als CSV. Dagen waarop een status vergeten is, staan gemarkeerd.
Rijtijd per week
Boven 56 uur in een week of 90 uur over twee weken staat er een rode regel met de naam erbij. Zo weet je vrijdag al wie de zaterdagrit niet meer kan rijden.
Geen tachograaf
Dit komt uit de knoppen van de chauffeur, niet uit de tachograaf. Lees het als 'kijk hier even naar', nooit als een overtreding.
Overzicht
Rapporten
Per periode: ritten per dag, wachttijd per bestemming, stiptheid, meldingen per soort, annuleringen - die op de dag zelf apart.
Activiteit en wijzigingen
De tijdlijn van vandaag, en wie wat heeft aangepast. Handig als een klant vraagt waarom een bedrag veranderd is.
Wie mag wat, en waar je gegevens staan
Rollen
Een chauffeur ziet alleen de eigen ritten: geen klantenbestand, geen tarieven, geen facturen. Facturen en debiteuren zijn voor het management. Gebruikers zijn onbeperkt.
In de EU
De database en de app draaien op servers in Stockholm, Zweden. Wie er meewerkt staat in de openbare lijst met subverwerkers.
Bewaartermijnen
Hoe lang gegevens bewaard blijven, stel je per soort in, binnen de wettelijke grenzen. Locatiepunten standaard 30 dagen.
Alles mee naar buiten
Als beheerder exporteer je alles in één keer; uren, ritten en specificaties ook los als CSV.
Wat dit onderdeel niet doet
- Geen tachograafgegevens: rij- en rusttijden komen wettelijk uit de tachograaf.
Wat er nog niet in zit
Zodat je het van ons hoort en niet tijdens de demo ontdekt.
- Spraakberichten omzetten naar tekst. De berichten zelf werken wel.
- Facturen en aanmaningen rechtstreeks mailen uit de app. De PDF en de e-factuur maak je wel gewoon.
- Een rechtstreekse koppeling met je boekhoudpakket. Moneybird is in voorbereiding en gaat pas aan na een proef met een echte administratie. De e-factuur en het exportbestand voor je boekhouder lees je er nu al in.
- Automatisch tekst lezen uit een gefotografeerde vrachtbrief.
- Locatie doorgeven terwijl de telefoon op slot ligt. Er is geen native app - alleen de webapp op de telefoon, en die kan dit niet met een vergrendeld scherm.
Zet er één rit in en kijk wat er gebeurt.