Tot ce face Trajenda, parte cu parte.
Pentru fiecare parte: ce rezolvă pentru tine, cine lucrează cu ea, unde se află în aplicație și ce nu face. Tot ce e pe pagina asta funcționează azi.
Tablou de planificare
Toată ziua ta pe un singur ecran, fără retastare.
La Trajenda o cursă e un traseu: încărcare și descărcare, cu câte opriri e nevoie. O introduci o dată, iar apoi toată lumea lucrează cu aceeași cursă - șoferul, clientul tău și, mai târziu, factura.
- Cine lucrează cu ea
- Dispecerul
- Unde în aplicație
- Curse, Planificare, Hartă, Locații și Șabloane - pe calculator, și pe telefon
Crearea unei curse
Mai multe opriri
Încărcare și descărcare într-o singură cursă, fiecare adresă cu intervalul, marfa și referința ei. Alegi o locație salvată și instrucțiunile ei fixe vin odată cu ea - nimeni nu mai trebuie să trimită codul porții în fiecare săptămână.
Lipești o comandă
Copiezi textul unei comenzi de transport din e-mail și îl lipești în formularul cursei. Ce e clar în text se completează; ce e neclar rămâne gol. Aplicația nu ghicește niciodată.
Șabloane și duplicare
Cea mai mare parte a mărfii e aceeași cursă în fiecare săptămână. Duplicarea copiază tot traseul; numărul de referință și prețul rămân goale, pentru că țin de acea comandă anume.
Pornești de la ce ai
O planificare, clienți, locații sau vehicule: le lipești din Excel sau imporți un CSV, chiar și cu titluri de coloane în germană sau poloneză. Vezi întâi o previzualizare; un client, o adresă sau un vehicul care există deja e sărit, nu suprascris. Tarifele nu se importă, intenționat.
Ziua sub control
Tablou de planificare
O zi, o coloană pe șofer, iar în stânga ce nu are încă nimeni. Fiecare tragere se salvează imediat. Pe telefon totul e unul sub altul și alegi șoferul dintr-o listă.
Atenția sus
Întârziere, încă fără șofer, prea mult timp la locație, nicio veste de o vreme, o semnalare deschisă de la șofer: întâi ce merge prost, apoi restul.
Hartă cu sosirea estimată
Unde sunt camioanele șoferilor care își partajează locația, cu o sosire estimată pe fiecare oprire. E estimată în linie dreaptă, nu calculată pe drum: bună pentru un interval de o oră, nu pentru o factură.
Alertă de sosire
O pornești pe locație: când un camion ajunge la mai puțin de 300 de metri, primești o alertă. Statusul nu se schimbă din cauza asta - doar șoferul îl schimbă.
Căutare în tot
După referință, client, număr de înmatriculare, destinație, șofer sau dată. Dacă sunt mai multe rezultate decât încap, se spune - ca să nu crezi că lipsește un client și să-l creezi de două ori.
Când se schimbă ceva
Anulare cu motiv
Cine anulează - clientul, tu sau forța majoră - și de ce. Cursa rămâne, cu tot ce s-a înregistrat deja pe drum, ca s-o poți factura totuși.
Coș și jurnal
O cursă ștearsă poate fi recuperată. La fiecare modificare se înregistrează cine a făcut-o și când.
Ce mai lipsește
O listă cu câmpurile goale care vor bloca ceva mai târziu: un client fără cod de TVA nu primește e-factură, un client fără tarif pe kilometru lasă curse fără preț.
Tipărește fișa cursei
Pentru cine vrea cursa și pe hârtie, în cabină.
Ce nu face această parte
- Fără planificare de traseu cu timpi de condus: șoferul navighează cu propria aplicație de hărți.
- Fără împărțire automată a curselor: cine ce conduce decizi tu.
Aplicația șoferului
Șoferul atinge, tu știi - fără telefoane.
Șoferul deschide cursa pe propriul telefon, în propria limbă. Vede câte o oprire, cu butoane mari, iar fiecare atingere înregistrează ora. Aproape nimic de tastat.
- Cine lucrează cu ea
- Șoferul
- Unde în aplicație
- Pe propriul telefon, în browser sau de pe ecranul principal: cursele, chatul și Săptămâna mea
Ecranul șoferului
O oprire pe rând
Numărul de referință al clientului, adresa, persoana de contact cu buton de apel și instrucțiunile fixe ale locului. Doar butoanele potrivite în acel moment.
Navigare cu propria aplicație
Un buton deschide adresa în Google Maps, Waze sau altă aplicație de hărți de pe telefon. Dacă nu merge nimic, butonul copiază adresa.
Atingere greșită
Două atingeri anulează un status. Primești o alertă, ca o oră să nu se schimbe niciodată pe tăcute.
Pe ecranul principal
Fără magazin de aplicații: Trajenda se adaugă pe ecranul principal din browser. Atunci cursele se deschid dintr-o atingere și sosesc notificările.
Ce se mai înregistrează
Tura și kilometrajul
Începutul și sfârșitul turei, cu kilometrajul. Absența sau boala pot fi raportate și direct din aplicație.
Verificarea la plecare
Un tur al vehiculului înainte de plecare, cu fotografia fiecărui defect. Defectul ajunge la tine, iar cu un buton la service.
Costuri și bonuri
Taxe de drum, motorină, feribot, parcare - cu fotografia bonului, la cursa căreia îi aparține. Ce se poate refactura adaugi mai târziu pe factură.
Scanare de coduri
Pe Android cu Chrome, un cod de bare sau un cod QR se scanează cu camera.
Legătura cu biroul
Chat care traduce
Mesajele sunt traduse în ambele sensuri. Frazele uzuale sunt gata pregătite, așa că un răspuns e o singură atingere.
Mesaje vocale
Înregistrare și redare, pentru cine preferă să nu tasteze pe drum.
Notificări pe telefon
Când trimiți ceva, pe telefon sosește o notificare - după ce notificările sunt pornite.
Săptămâna proprie
Orele, kilometrii și cursele săptămânii, plus datele proprii de descărcat.
Locația: doar când e partajată
Acord pentru fiecare șofer
Oprită implicit. Un buton „Oprește partajarea” o oprește din nou, fără urmări pentru cursă. Doar în timpul turei.
Păstrată puțin
Punctele de locație se șterg implicit după 30 de zile; reglabil de la 7 la 30.
Niciun status din locație
Trajenda nu pune niciodată de la sine „la destinație” pe baza unei poziții și nu deduce niciodată viteza sau stilul de condus. Asta atinge doar șoferul.
Ce nu face această parte
- Nu există aplicație în magazinul de aplicații. Aplicația web nu poate transmite locația cât telefonul e blocat.
- Mesajele vocale nu sunt transformate în text.
Scrisoare de trăsură și dovezi
O dovadă care e tot acolo când clientul sună după luni de zile.
Ce se întâmplă la rampă altfel se pierde. Șoferul înregistrează cu una sau două atingeri, cu ora și locul. Rămâne la cursă - și acolo unde îi e locul, pe documentul pe care îl semnează destinatarul.
- Cine lucrează cu ea
- Șoferul și destinatarul
- Unde în aplicație
- Șoferul înregistrează în aplicație; scrisoarea de trăsură, dovada de livrare și fotografiile le găsești la cursă
Documente
Scrisoare de trăsură CMR
Completată din cursă, modelul IRU cu câmpurile obligatorii din articolul 6, în limba destinatarului - cincisprezece limbi. O tipărești sau o salvezi ca PDF.
Rezervă în căsuța 18
Ce semnalează șoferul la încărcare apare ca rezervă pe scrisoarea de trăsură. Dacă acea căsuță rămâne goală, marfa se consideră primită în stare bună.
Dovadă de livrare
Destinatarul semnează pe telefonul șoferului, cu numele, ora și locul. După aceea orice modificare se vede - inclusiv una făcută de noi. O împarți cu clientul printr-un link, fără să fie nevoie de un cont.
Scrisoarea de trăsură pe telefon
Se deschide și se arată la un control în trafic: o copie, nu un e-CMR recunoscut. Scrisoarea de trăsură pe hârtie rămâne obligatorie.
La încărcare
Verificarea mărfii
„Totul în regulă” sau „Văd ceva”. Prima atingere e o dovadă: dacă e consemnat că marfa era intactă la plecare, o daună pe drum devine plauzibilă.
Ancorarea mărfii
Ce ține marfa - chingi, covorașe antiderapante, perne de aer, peretele frontal - și cine a încărcat. Dacă a încărcat clientul și șoferul nu a avut voie să se apropie, vezi o bară galbenă la cursă.
Sigiliu
Niciodată completat dinainte: șoferul citește numărul, aplicația îl compară cu cel pe care îl aștepți.
Verificare ADR
Trei întrebări la care se răspunde de jos: plăcuțele portocalii, documentul de transport, echipamentul. Se poate sări; doar un „nu” explicit contează ca abatere.
Temperatură
Fiecare citire poartă cerința din acel moment. Dacă acordul se schimbă mai târziu, rămâne vizibil ce era valabil în ziua aceea.
La descărcare
Refuz
Cine refuză - un nume, nu „depozitul” -, de ce, cât, cu fotografie. Apoi consemnezi ce se întâmplă cu marfa: așteaptă instrucțiuni, înapoi la expeditor, descărcată în altă parte.
Paleți
Fiecare schimb e un rând nou, niciodată un sold modificat. Așa vezi pentru fiecare client câți dintre paleții tăi sunt acolo.
Muncă suplimentară
Așteptare în plus, o oprire în plus, descărcare manuală: șoferul o înregistrează cu fotografie la oprirea unde s-a întâmplat. Dacă se refacturează, decizi tu.
Fotografii cu daune, cu ștampilă
Ora și poziția imprimate în fotografie, cu o amprentă digitală (hash) peste ele. O falsificare se vede - ștampila nu e de nefalsificat.
Ce nu face această parte
- Fără e-CMR: semnătura pe ecran e o dovadă de livrare, nu înlocuiește scrisoarea de trăsură pe hârtie.
- Fără calcul de ancorare. Consemnăm ce s-a făcut; dacă ajunge rămâne judecata șoferului.
- Textul dintr-o scrisoare de trăsură fotografiată nu se citește automat.
Portal pentru client
Clientul tău urmărește transportul. Și subcontractantul.
Mai puține telefoane despre unde e marfa, și gata cu capturile de ecran trimise încolo și încoace. Clientul tău și transportatorul căruia îi dai cursa văd partea lor - nimic în plus.
- Cine lucrează cu ea
- Clientul și subcontractantul tău
- Unde în aplicație
- Clienți, Transportatori și Integrări; clientul și subcontractantul tău intră în propriul portal
Clientul tău
Link de urmărire
Statusul și sosirea estimată ale unei curse, fără conectare. Poziția șoferului lipsește intenționat: acordul îți e dat ție, nu oricui primește linkul mai departe.
Portal pentru client
Transporturile, ce urmează sus, cu o bară de progres pentru fiecare, documentele alături și facturile - în limba clientului. Inviți cu un link pe care îl trimiți tu și retragi accesul când vrei.
Mesaje către dispecer
Prin linkul de urmărire destinatarul îi poate spune ceva dispecerului, de exemplu altă rampă sau altă oră. În portal, clientul tău și dispecerul tău vorbesc pe fiecare transport. Totul ajunge pe o singură pagină: Mesaje de la clienți.
Fișa clientului
O pagină pe client: tarife, contacte, toate cursele cu documentele existente - dovada lipsă cu roșu -, adrese și facturi.
Documente în limba destinatarului
Scrisoarea de trăsură, factura și somația de plată urmează limba destinatarului, nu pe a ta.
Subcontractantul tău
Cumpărare lângă vânzare
Marja se actualizează cât tastezi și se face roșie la pierdere. Pentru fiecare transportator vezi marja pe douăsprezece luni, cu numărul de curse care au prețul completat.
Șoferul propriu iese din calcul
Când subcontractezi o cursă, dispare din aplicația șoferului tău și nu mai contează la orele acestuia.
Asigurare CMR
Înregistrezi asigurarea fiecărui subcontractant; ecranul avertizează când expiră curând sau a expirat. Față de clientul tău, răspunderea rămâne a ta.
Portalul transportatorului
Subcontractantul vede opririle și instrucțiunile cursei și încarcă acolo scrisoarea de trăsură. Vezi imediat ce scrisori de trăsură n-au sosit încă.
Legătura cu alte sisteme
Comenzi prin API
TMS-ul sau magazinul online al clientului pune comenzile direct în planificarea ta, cu o cheie pe client. O comandă dublă e recunoscută și refuzată.
Mesaje de status înapoi
Un mesaj semnat către sistemul clientului la fiecare schimbare de status. Atunci nu mai trebuie să sune nimeni.
Documentație pentru dezvoltatori
Câmpuri, coduri de eroare, un exemplu de verificare a semnăturii - și ce nu face integrarea - pe trajenda.com/api-docs (în engleză).
Ce nu face această parte
- La un mesaj venit prin linkul de urmărire răspunzi la telefon sau pe e-mail: linkul e anonim, nimic nu se întoarce pe acolo.
- Aplicația nu trimite încă invitațiile la portal pe e-mail: primești un link pe care îl trimiți tu mai departe.
- Facturile de achiziție și plățile către subcontractanți le ții în programul de contabilitate, nu aici.
Facturare
De la cursă la factură, și știi cine mai are de plătit.
Ce s-a înregistrat pe drum ajunge pe factură împreună cu dovada: așteptarea la tariful acelui client, munca suplimentară, bonurile, suplimentele. Gol înseamnă „neconvenit”, nu „gratuit” - ce nu are preț se arată, nu se ghicește niciodată.
- Cine lucrează cu ea
- Biroul
- Unde în aplicație
- Facturi, Debitori, Oferte, Servicii și Cifre - pentru rolul Management
Facturare
Tarife pe client
Pe cursă, pe kilometru, pe kilometru suplimentar, și un tarif de așteptare cu minute gratuite. Plus termen de plată și discount pentru plată rapidă. Dacă nu există tarif de ocol, vezi acei kilometri ca „fără preț” în loc să dispară pe tăcute.
Specificația curselor
Pe client toate cursele, așteptarea și kilometrii de ocol cu sumele lor - justificarea, încă nu o factură. De tipărit, sau ca CSV pentru contabilitate.
Ciornă, apoi definitivă
O ciornă nu are încă număr și se poate schimba liber. Abia la „definitivă” primește un număr dintr-o serie fără goluri. Anularea se face printr-o factură de stornare.
TVA pe rând
Intern 21% și internațional 0% cu taxare inversă pe aceeași factură lunară. Un rând cu 0% cere un motiv, altfel aplicația nu îl salvează.
Bonuri și suplimente
Bonurile de taxă de drum și feribot ale șoferului ajung pe factură cu un buton, fiecare pe rândul său. Suplimentul de motorină folosește prețul tău de bază și prețul lunar pe care îl completezi, cu sursa alături.
Lista de servicii
Supliment de weekend, supliment ADR, metru de încărcare, kilometru gol: stabilești prețul o dată, apoi îl adaugi pe factură dintr-un clic.
Trimitere
E-factură
UBL după Peppol BIS 3.0, și XRechnung 3.0 pentru clienții din Germania. Dacă lipsește ceva obligatoriu, cum ar fi codul de TVA al clientului, aplicația spune asta înainte de trimitere.
Ciornă de e-mail
Un clic dă un mesaj gata făcut care se deschide în propriul tău program de e-mail, cu e-factura atașată. E-mailul pleacă din căsuța ta, cu semnătura ta.
Trimisă de tine
Prin poștă, sau înmânată de șofer? Consemnezi că a plecat; de atunci contează ca neîncasată.
Încasare
Debitori după vechime
Ce mai e în termen, 1-30, 31-60, 61-90 de zile întârziere și mai mult - intervalele folosite și de contabilitate. Pe client, suma cea mai mare sus: ordinea în care suni.
Somație de plată
O scrisoare în limba clientului, cu suma restantă și referința de plată. Tonul crește: memento, a doua somație, somație finală. Dobânda se calculează pe perioadă, la procentele pe care le completezi.
Importul extrasului de cont
MT940 sau CAMT.053. Aplicația caută numărul facturii și propune ce se potrivește. Nimic nu se stinge niciodată pe tăcute: tu confirmi.
Plăți
Și parțiale. Când totalul e plătit, factura trece singură pe plătită.
Cifre
TVA pe lună
Cifra de afaceri și TVA pe cotă, cu 0% și taxarea inversă separat, cum cere declarația. Doar facturile tale de vânzare: TVA-ul deductibil îl adaugi tu.
Ce nu e încă facturat
Așteptarea pe client cu suma după înțelegerea voastră, și munca suplimentară care nu e încă pe nicio factură.
Oferte
Câștigate, pierdute, deschise, și motivele pierderilor în ordine. Procentul numără doar ofertele decise.
Cifră de afaceri și marjă
Cifra de afaceri pe lună după data facturii, cei mai mari clienți și marja pe client.
Ce nu face această parte
- Trimiterea facturilor și somațiilor pe e-mail direct din aplicație nu e încă posibilă; ciorna de e-mail și PDF-ul, da.
- Trimiterea unei e-facturi prin rețeaua Peppol nu e încă posibilă: primești fișierul.
- Fără contabilitate și încă fără legătură directă cu programul de contabilitate: Moneybird e în pregătire și se activează abia după un test cu o contabilitate reală. E-factura și CSV-ul le poți importa acolo, în schimb.
Flotă, ore și securitate
Tot restul care ține de o firmă de transport.
Termene pe care nu vrei să le ratezi, ore și timp de condus, costuri pe camion, rapoarte - și cine ce are voie să vadă.
- Cine lucrează cu ea
- Conducerea
- Unde în aplicație
- Vehicule, Costuri și defecte, Amenzi, Ore, Rapoarte, Echipă și Datele firmei
Flotă
Termene
ITP, verificarea tahografului, asigurarea și întreținerea pe camion; permisul, codul 95, cardul de șofer și certificatul ADR pe șofer. Le vezi cu două luni înainte, iar expirat apare separat de „expiră curând”.
Defecte și service
Ce raportează un șofer la verificarea de plecare, cu fotografie. Un buton îl trimite la service, iar tu bifezi după reparație.
Costuri pe camion
Motorină și reparații pe vehicul. Consumul rezultă din alimentări.
Amenzi
Înregistrate la cursă, ca să vezi cine conducea.
Ore și timp de condus
Ore din momentele de status
Ture cu început, sfârșit și kilometraj, exportabile ca CSV. Zilele în care s-a uitat un status sunt marcate.
Timp de condus pe săptămână
Peste 56 de ore într-o săptămână sau 90 de ore în două săptămâni apare un rând roșu cu numele. Așa știi încă de vineri cine nu mai poate face cursa de sâmbătă.
Nu e tahograf
Asta vine din butoanele șoferului, nu din tahograf. Citește-o ca „de verificat”, niciodată ca încălcare.
Privire de ansamblu
Rapoarte
Pe perioadă: curse pe zi, așteptare pe destinație, punctualitate, semnalări pe tip, anulări - cele din aceeași zi separat.
Activitate și modificări
Cronologia zilei, și cine ce a schimbat. Util când un client întreabă de ce s-a schimbat o sumă.
Cine ce are voie, și unde sunt datele tale
Roluri
Un șofer vede doar cursele proprii: fără lista de clienți, fără tarife, fără facturi. Facturile și debitorii sunt pentru management. Utilizatori nelimitați.
În UE
Baza de date și aplicația rulează pe servere din Stockholm, Suedia. Toți cei implicați sunt pe lista publică a subprocesatorilor.
Termene de păstrare
Cât timp rămân datele stabilești pe tip, în limitele legale. Punctele de locație implicit 30 de zile.
Iei totul cu tine
Cu rolul de administrare exporți totul dintr-odată; orele, cursele și specificațiile și separat, ca CSV.
Ce nu face această parte
- Fără date de tahograf: legal, timpii de condus și de odihnă vin din tahograf.
Ce nu are încă
Ca să auzi de la noi, nu să descoperi în timpul demonstrației.
- Transformarea mesajelor vocale în text. Mesajele în sine funcționează.
- Trimiterea facturilor și somațiilor pe e-mail direct din aplicație. PDF-ul și factura electronică le faci normal.
- O legătură directă cu programul de contabilitate. Moneybird e în pregătire și se activează abia după un test cu o contabilitate reală. Factura electronică și fișierul de export pentru contabilitate se pot citi deja.
- Citirea automată a textului dintr-o scrisoare de transport fotografiată.
- Transmiterea locației atunci când telefonul este blocat. Nu există o aplicație nativă - doar aplicația web de pe telefon, iar aceasta nu poate face acest lucru cu ecranul blocat.
Introdu o singură cursă și vezi ce se întâmplă.