Všechno, co Trajenda dělá, část po části.
U každé části: co pro vás řeší, kdo s ní pracuje, kde je v aplikaci a co nedělá. Vše na této stránce funguje už dnes.
Plánovací tabule
Celý váš den na jedné obrazovce, bez přepisování.
Jízda je v Trajendě trasa: nakládka a vykládka, s tolika zastávkami, kolik je potřeba. Zadáte ji jednou, a pak všichni pracují se stejnou jízdou - řidič, váš zákazník a později i faktura.
- Kdo s tím pracuje
- Dispečink
- Kde v aplikaci
- Jízdy, Plánovací tabule, Mapa, Místa a Šablony - na počítači, a také na telefonu
Založení jízdy
Více zastávek
Nakládka a vykládka v jedné jízdě, každá adresa s vlastním oknem, nákladem a referencí. Vyberete uložené místo a stálé pokyny k tomu místu se doplní samy - nikdo nemusí každý týden znovu posílat kód brány.
Vložit objednávku
Zkopírujte text přepravní objednávky z e-mailu a vložte ho do formuláře jízdy. Co je v textu jasné, se vyplní; co jasné není, zůstane prázdné. Aplikace nikdy nehádá.
Šablony a duplikace
Většina nákladu je každý týden stejná jízda. Duplikace zkopíruje celou trasu; číslo reference a cena zůstanou prázdné, protože patří k té jedné objednávce.
Začněte s tím, co máte
Plán, zákazníky, místa nebo vozidla: vložte z Excelu nebo načtěte CSV, i s názvy sloupců v němčině či polštině. Nejdřív uvidíte náhled; zákazník, adresa nebo vozidlo, které už existuje, se přeskočí, nepřepíše. Sazby se záměrně nenačítají.
Přehled o dni
Plánovací tabule
Jeden den, jeden sloupec na řidiče, a vlevo to, co ještě nikdo nemá. Každé přetažení se hned uloží. Na telefonu je vše pod sebou a řidiče vybíráte ze seznamu.
Pozornost nahoře
Zpoždění, ještě bez řidiče, příliš dlouho na místě, dlouho bez zprávy, otevřené hlášení od řidiče: nejdřív to, co se nedaří, pak zbytek.
Mapa s očekávaným příjezdem
Kde jsou kamiony řidičů, kteří sdílejí polohu, s očekávaným příjezdem na každou zastávku. Je to odhad vzdušnou čarou, ne výpočet po silnici: dobrý pro hodinové okno, ne pro fakturu.
Upozornění na příjezd
Zapíná se pro každé místo: když je kamion blíž než 300 metrů, dostanete upozornění. Stav se tím nemění - ten mění jen řidič.
Hledání ve všem
Podle reference, zákazníka, SPZ, cíle, řidiče nebo data. Je-li výsledků víc, než se vejde, je to vidět - abyste si nemysleli, že zákazník chybí, a nezaložili ho podruhé.
Když se něco změní
Zrušení s důvodem
Kdo ruší - zákazník, vy nebo vyšší moc - a proč. Jízda zůstává, se vším, co se už na cestě zaznamenalo, takže ji můžete i tak vyfakturovat.
Koš a záznam změn
Smazanou jízdu lze obnovit. U každé změny je zaznamenáno, kdo a kdy ji provádí.
Co ještě chybí
Jeden seznam prázdných polí, která později něco zastaví: zákazník bez DIČ nedostane e-fakturu, zákazník bez sazby za kilometr nechá jízdy bez ceny.
Tisk jízdního listu
Pro každého, kdo chce jízdu i na papíře v kabině.
Co tato část nedělá
- Žádné plánování trasy s dobou řízení: řidič naviguje vlastní mapovou aplikací.
- Žádné automatické rozdělování jízd: kdo co veze, rozhodujete vy.
Aplikace pro řidiče
Řidič klepne, vy to víte - bez telefonování.
Řidič otevře jízdu na vlastním telefonu, ve vlastním jazyce. Na obrazovce je vždy jedna zastávka, s velkými tlačítky, a každé klepnutí zaznamená čas. Psát se skoro nic nemusí.
- Kdo s tím pracuje
- Řidič
- Kde v aplikaci
- Na vlastním telefonu, v prohlížeči nebo z domovské obrazovky: jízdy, chat a Můj týden
Obrazovka řidiče
Jedna zastávka po druhé
Referenční číslo zákazníka, adresa, kontaktní osoba s tlačítkem volání a stálé pokyny k místu. Jen tlačítka, která se v tu chvíli hodí.
Navigace vlastní aplikací
Jedno tlačítko otevře adresu v Google Maps, Waze nebo jiné mapové aplikaci v telefonu. Když nic nefunguje, tlačítko adresu zkopíruje.
Špatné klepnutí
Dvě klepnutí vrátí stav zpět. Dostanete upozornění, takže se čas nikdy nezmění potichu.
Na domovské obrazovce
Není potřeba obchod s aplikacemi: Trajenda se přidá na domovskou obrazovku z prohlížeče. Pak se jízdy otevírají jedním klepnutím a chodí oznámení.
Co se ještě zaznamenává
Směna a tachometr
Začátek a konec směny, se stavem tachometru. Nepřítomnost nebo nemoc může řidič také nahlásit v aplikaci.
Kontrola před odjezdem
Obejití vozidla před odjezdem, s fotkou každé závady. Závada dorazí k vám, a jedním tlačítkem do servisu.
Náklady a účtenky
Mýto, palivo, trajekt, parkování - s fotkou účtenky, u jízdy, ke které patří. Co lze přefakturovat, přidáte později na fakturu.
Skenování kódů
Na Androidu s Chromem se čárový kód nebo QR kód naskenuje fotoaparátem.
Spojení s kanceláří
Chat, který překládá
Zprávy se překládají oběma směry. Časté věty jsou připravené, takže odpověď je jedno klepnutí.
Hlasové zprávy
Nahrát a přehrát, pro každého, kdo na cestě raději nepíše.
Oznámení v telefonu
Když něco pošlete, do telefonu přijde oznámení - jakmile jsou oznámení zapnutá.
Vlastní týden
Hodiny, kilometry a jízdy za týden, a vlastní údaje ke stažení.
Poloha: jen při sdílení
Souhlas každého řidiče
Ve výchozím stavu vypnuto. Tlačítko „Zastavit sdílení“ sdílení znovu vypne, bez následků pro jízdu. Jen během směny.
Krátké uchování
Body polohy se ve výchozím stavu mažou po 30 dnech; nastavitelné od 7 do 30.
Žádný stav z polohy
Trajenda nikdy sama nenastaví „na místě“ podle polohy a nikdy neodvozuje rychlost ani způsob jízdy. To klepe jen řidič.
Co tato část nedělá
- V obchodě s aplikacemi aplikace není. Webová aplikace nedokáže předávat polohu, když je telefon zamčený.
- Hlasové zprávy se nepřevádějí na text.
Nákladní list a doklady
Doklad, který je k dispozici, i když zákazník volá po měsících.
Co se děje na rampě, jinak zmizí. Řidič to zaznamená jedním či dvěma klepnutími, s časem a místem. Zůstane to u jízdy - a tam, kam to patří, na dokladu, který podepisuje příjemce.
- Kdo s tím pracuje
- Řidič a příjemce
- Kde v aplikaci
- Řidič to zaznamená v aplikaci; nákladní list, doklad o doručení a fotky najdete u jízdy
Dokumenty
Nákladní list CMR
Vyplněný z jízdy, vzor IRU s povinnými údaji z článku 6, v jazyce příjemce - patnáct jazyků. K vytištění nebo uložení jako PDF.
Výhrada v poli 18
Co řidič nahlásí při nakládce, se objeví jako výhrada na nákladním listu. Zůstane-li pole prázdné, zboží se považuje za převzaté v dobrém stavu.
Doklad o doručení
Příjemce podepíše na telefonu řidiče, se jménem, časem a místem. Potom je každá změna vidět - i změna z naší strany. Se zákazníkem doklad sdílíte odkazem, bez potřeby účtu.
Nákladní list v telefonu
Otevřít a ukázat při silniční kontrole: kopie, ne uznávaný e-CMR. Papírový nákladní list je dál potřeba.
Při nakládce
Kontrola nákladu
„Vše v pořádku“ nebo „Něco vidím“. To první klepnutí je důkaz: je-li zaznamenáno, že náklad je při odjezdu v pořádku, škoda na cestě je věrohodná.
Zajištění nákladu
Co náklad drží - popruhy, protiskluzové podložky, airbagy, čelo návěsu - a kdo nakládá. Nakládá-li zákazník a řidič nesmí k nákladu, u jízdy uvidíte žlutý pruh.
Plomba
Nikdy předvyplněná: řidič přečte číslo, aplikace číslo porovná s tím, které čekáte.
Kontrola ADR
Tři otázky, na které jde odpovědět ze země: oranžové tabulky, přepravní doklad, výbava. Přeskočit lze; odchylkou je jen výslovné „ne“.
Teplota
Každé měření nese požadavek v tu chvíli. Změní-li se dohoda později, zůstane vidět, co platilo ten den.
Při vykládce
Odmítnutí
Kdo odmítá - jméno, ne „sklad“ -, proč, kolik, s fotkou. Pak zaznamenáte, co se zbožím bude: čeká na pokyny, zpět k odesílateli, vyloženo jinde.
Palety
Každá výměna je nový řádek, nikdy upravený zůstatek. Tak u každého zákazníka vidíte, kolik vašich palet tam stojí.
Vícepráce
Delší čekání, zastávka navíc, ruční vykládka: řidič to zaznamená s fotkou u zastávky, kde k tomu došlo. Zda to přefakturovat, rozhodujete vy.
Fotky škod s razítkem
Čas a poloha vpálené do fotky, s digitálním otiskem (hash) navrch. Úprava je vidět - razítko ale není proti padělání odolné.
Co tato část nedělá
- Žádný e-CMR: podpis na obrazovce je doklad o doručení, ne náhrada papírového nákladního listu.
- Žádný výpočet zajištění nákladu. Zaznamenáváme, co se udělá; zda to stačí, zůstává úsudkem řidiče.
- Text z vyfoceného nákladního listu se automaticky nečte.
Zákaznický portál
Váš zákazník sleduje jízdu. Váš subdodavatel taky.
Méně telefonátů, kde je náklad, a konec snímků obrazovky sem a tam. Váš zákazník i dopravce, kterému jízdu předáváte, vidí svou část - nic víc.
- Kdo s tím pracuje
- Váš zákazník a váš subdodavatel
- Kde v aplikaci
- Zákazníci, Dopravci a Integrace; váš zákazník a subdodavatel se přihlašují do vlastního portálu
Váš zákazník
Odkaz pro sledování
Stav a očekávaný příjezd jedné jízdy, bez přihlášení. Poloha řidiče záměrně chybí: souhlas platí vám, ne každému, komu se odkaz přepošle.
Zákaznický portál
Zásilky, nadcházející nahoře, s ukazatelem průběhu u každé, dokumenty vedle a faktury - v jazyce zákazníka. Zvete odkazem, který posíláte sami, a přístup odeberete, kdy chcete.
Zprávy dispečinku
Přes odkaz pro sledování může příjemce dispečinku něco vzkázat, třeba jinou rampu nebo čas. V portálu si váš zákazník a váš dispečink píšou u každé zásilky. Vše přichází na jednu stránku: Zprávy od zákazníků.
Karta zákazníka
Jedna stránka na zákazníka: sazby, kontakty, všechny jízdy s tím, jaké dokumenty jsou - chybějící doklad červeně -, adresy a faktury.
Dokumenty v jazyce příjemce
Nákladní list, faktura a upomínka se řídí jazykem příjemce, ne vaším.
Váš subdodavatel
Nákup vedle prodeje
Marže se mění už při psaní a při ztrátě zčervená. U každého dopravce vidíte marži za dvanáct měsíců, s počtem jízd, které mají vyplněnou cenu.
Vlastní řidič odpadá
Předaná jízda zmizí z aplikace vašeho řidiče a už se nepočítá do hodin té osoby.
Pojištění CMR
Zaznamenejte pojištění každého subdodavatele; obrazovka varuje, když brzy vyprší nebo už vypršelo. Vůči svému zadavateli dál ručíte vy.
Portál dopravce
Subdodavatel vidí zastávky a pokyny své jízdy a nahraje tam nákladní list. Hned vidíte, které nákladní listy ještě chybí.
Napojení na jiné systémy
Objednávky přes API
TMS nebo e-shop zákazníka vkládá objednávky přímo do vašeho plánu, s klíčem pro každého zákazníka. Dvojitá objednávka se pozná a odmítne.
Zprávy o stavu zpět
Podepsaná zpráva do systému zákazníka při každé změně stavu. Pak nikdo nemusí volat.
Dokumentace pro vývojáře
Pole, chybové kódy, příklad ověření podpisu - a co napojení nedělá - na trajenda.com/api-docs (anglicky).
Co tato část nedělá
- Na zprávu přes odkaz pro sledování odpovídáte telefonem nebo e-mailem: odkaz je anonymní, opačným směrem nic nejde.
- Pozvánky do portálu aplikace zatím neposílá e-mailem: dostanete odkaz, který přepošlete sami.
- Přijaté faktury a platby subdodavatelům vedete ve svém účetním programu, ne tady.
Fakturace
Od jízdy k faktuře, a víte, kdo ještě má zaplatit.
Co se zaznamenalo na cestě, skončí na faktuře i s dokladem: čekání podle sazby toho zákazníka, vícepráce, účtenky, příplatky. Prázdné znamená „nedohodnuto“, ne „zdarma“ - co nemá cenu, se ukáže, nikdy se nehádá.
- Kdo s tím pracuje
- Kancelář
- Kde v aplikaci
- Faktury, Pohledávky, Nabídky, Služby a Čísla - pro roli Vedení
Fakturace
Sazby pro zákazníka
Za jízdu, za kilometr, za kilometr navíc, a sazba za čekání s minutami zdarma. K tomu splatnost a sleva za včasnou platbu. Chybí-li sazba za objížďku, vidíte ty kilometry jako „bez ceny“, místo aby potichu zmizely.
Rozpis jízd
U každého zákazníka všechny jízdy, čekání a kilometry objížďky s částkami - podklad, ještě ne faktura. K tisku, nebo jako CSV pro účetní.
Koncept, pak konečná
Koncept ještě nemá číslo a dá se volně měnit. Teprve při „konečná“ dostane číslo z řady bez mezer. Vrácení jde přes dobropis.
DPH po řádcích
Tuzemských 21 % a mezinárodních 0 % s přenesením daňové povinnosti na stejné měsíční faktuře. Řádek s 0 % vyžaduje důvod, jinak ho aplikace neuloží.
Účtenky a příplatky
Účtenky řidiče za mýto a trajekt jdou na fakturu jedním tlačítkem, každá na vlastní řádek. Palivový příplatek počítá s vaší základní cenou a měsíční cenou, kterou zadáte, i se zdrojem.
Seznam služeb
Víkendový příplatek, příplatek ADR, ložný metr, prázdný kilometr: cenu nastavíte jednou, pak ji jedním kliknutím přidáte na fakturu.
Odeslání
E-faktura
UBL podle Peppol BIS 3.0, a XRechnung 3.0 pro zákazníky v Německu. Chybí-li něco povinného, třeba DIČ zákazníka, aplikace to řekne před odesláním.
Koncept e-mailu
Jedno kliknutí dá hotovou zprávu, která se otevře ve vašem vlastním poštovním programu, s e-fakturou v příloze. E-mail odchází z vaší schránky, s vaším podpisem.
Odesláno vámi
Poštou, nebo předáno řidičem? Zaznamenejte odeslání; od té chvíle se faktura počítá jako otevřená.
K penězům
Pohledávky podle stáří
Co ještě běží, 1-30, 31-60, 61-90 dní po splatnosti a déle - pásma, která používá i účetní. U každého zákazníka, největší částka nahoře: pořadí, v jakém voláte.
Upomínka
Dopis v jazyce zákazníka, s dlužnou částkou a variabilním symbolem. Tón stoupá: připomínka, druhá upomínka, poslední výzva. Úrok se počítá za každé období, podle procent, která zadáte.
Načtení bankovního výpisu
MT940 nebo CAMT.053. Aplikace hledá číslo faktury a navrhne, co k čemu patří. Nic se nikdy neodepíše potichu: potvrzujete vy.
Platby
I částečné. Jakmile je celá částka zaplacená, faktura se sama přepne na zaplacenou.
Čísla
DPH za měsíc
Obrat a DPH podle sazeb, 0 % a přenesená povinnost zvlášť, jak to přiznání chce. Jen vaše vydané faktury: DPH na vstupu doplníte sami.
Co ještě není vyfakturováno
Čekání u každého zákazníka s částkou podle vaší dohody, a vícepráce, které ještě nejsou na žádné faktuře.
Nabídky
Vyhrané, prohrané, otevřené, a důvody proher popořadě. Procento počítá jen rozhodnuté nabídky.
Obrat a marže
Obrat za měsíc podle data faktury, vaši největší zákazníci a marže u každého zákazníka.
Co tato část nedělá
- Posílat faktury a upomínky e-mailem přímo z aplikace zatím nejde; koncept e-mailu a PDF ano.
- Odeslat e-fakturu přes síť Peppol zatím nejde: dostanete soubor.
- Žádné účetnictví a zatím ani přímé napojení na účetní program: Moneybird je v přípravě a zapne se až po testu se skutečným účetnictvím. E-fakturu a CSV tam ale načtete.
Vozový park, hodiny a zabezpečení
Všechno ostatní, co k dopravní firmě patří.
Termíny, které nechcete propásnout, hodiny a doba řízení, náklady na kamion, reporty - a kdo smí co vidět.
- Kdo s tím pracuje
- Vedení
- Kde v aplikaci
- Vozidla, Náklady a závady, Pokuty, Hodiny, Reporty, Tým a Údaje firmy
Vozový park
Termíny
STK, kontrola tachografu, pojištění a údržba u každého kamionu; řidičský průkaz, kód 95, karta řidiče a osvědčení ADR u každého řidiče. Vidíte je dva měsíce dopředu, a prošlé je odděleně od brzy končících.
Závady a servis
Co řidič nahlásí při kontrole před odjezdem, s fotkou. Jedno tlačítko to pošle do servisu a vy to po opravě odškrtnete.
Náklady na kamion
Palivo a opravy u každého vozidla. Spotřeba vychází z tankování.
Pokuty
Zaznamenané u jízdy, takže je vidět, kdo řídí.
Hodiny a doba řízení
Hodiny z okamžiků stavu
Směny se začátkem, koncem a stavem tachometru, k exportu jako CSV. Dny se zapomenutým stavem jsou označené.
Doba řízení za týden
Nad 56 hodin za týden nebo 90 hodin za dva týdny se objeví červený řádek se jménem. Už v pátek tak víte, kdo nesmí jet sobotní jízdu.
Žádný tachograf
Údaje jdou z tlačítek řidiče, ne z tachografu. Čtěte je jako „podívat se“, nikdy jako přestupek.
Přehled
Reporty
Za období: jízdy za den, čekání podle cíle, dochvilnost, hlášení podle druhu, zrušení - ta ve stejný den zvlášť.
Aktivita a změny
Dnešní časová osa, a kdo co mění. Hodí se, když se zákazník ptá, proč je částka jiná.
Kdo smí co, a kde jsou vaše data
Role
Řidič vidí jen vlastní jízdy: žádný seznam zákazníků, žádné sazby, žádné faktury. Faktury a pohledávky jsou pro vedení. Uživatelů neomezeně.
V EU
Databáze a aplikace běží na serverech ve Stockholmu ve Švédsku. Všichni zúčastnění jsou na veřejném seznamu subzpracovatelů.
Doby uchování
Jak dlouho data zůstávají, nastavíte podle druhu, v zákonných mezích. Body polohy ve výchozím stavu 30 dní.
Vzít si vše s sebou
S rolí správce exportujete vše najednou; hodiny, jízdy a rozpisy i zvlášť jako CSV.
Co tato část nedělá
- Žádná data z tachografu: doby řízení a odpočinku podle zákona pocházejí z tachografu.
Co v tom zatím není
Abyste to slyšeli od nás, a ne to zjistili během ukázky.
- Převod hlasových zpráv na text. Zprávy samotné fungují.
- Odesílání faktur a upomínek mailem přímo z aplikace. PDF i e-fakturu vytvoříte normálně.
- Přímé napojení na účetnictví. Moneybird je v přípravě a zapne se až po testu se skutečným účetnictvím. E-fakturu a exportní soubor pro účetní už načíst umí.
- Automatické čtení textu z vyfoceného nákladního listu.
- Sdílení polohy, když je telefon uzamčen. Neexistuje žádná nativní aplikace - pouze webová aplikace v telefonu, která však tuto funkci na uzamčené obrazovce nepodporuje.
Zadejte jednu jízdu a uvidíte, co se stane.