Všetko, čo Trajenda robí, časť po časti.
Pri každej časti: čo pre vás rieši, kto s ňou pracuje, kde je v aplikácii a čo nerobí. Všetko na tejto stránke funguje už dnes.
Plánovacia tabuľa
Celý váš deň na jednej obrazovke, bez prepisovania.
Jazda je v Trajende trasa: nakládka a vykládka, s toľkými zastávkami, koľko treba. Zadáte ju raz, a potom všetci pracujú s tou istou jazdou - vodič, váš zákazník a neskôr aj faktúra.
- Kto s tým pracuje
- Dispečing
- Kde v aplikácii
- Jazdy, Plánovacia tabuľa, Mapa, Miesta a Šablóny - na počítači, a aj na telefóne
Založenie jazdy
Viac zastávok
Nakládka a vykládka v jednej jazde, každá adresa s vlastným oknom, nákladom a referenciou. Vyberiete uložené miesto a stále pokyny k tomu miestu sa doplnia samy - nikto nemusí každý týždeň znova posielať kód brány.
Vložiť objednávku
Skopírujte text prepravnej objednávky z e-mailu a vložte ho do formulára jazdy. Čo je v texte jasné, sa vyplní; čo jasné nie je, zostane prázdne. Aplikácia nikdy nehádá.
Šablóny a duplikovanie
Väčšina nákladu je každý týždeň tá istá jazda. Duplikovanie skopíruje celú trasu; číslo referencie a cena zostanú prázdne, lebo patria k tej jednej objednávke.
Začnite s tým, čo máte
Plán, zákazníkov, miesta alebo vozidlá: vložte z Excelu alebo načítajte CSV, aj s názvami stĺpcov v nemčine či poľštine. Najprv uvidíte náhľad; zákazník, adresa alebo vozidlo, ktoré už existuje, sa preskočí, neprepíše. Sadzby sa zámerne nenačítavajú.
Prehľad o dni
Plánovacia tabuľa
Jeden deň, jeden stĺpec na vodiča, a vľavo to, čo ešte nikto nemá. Každé pretiahnutie sa hneď uloží. Na telefóne je všetko pod sebou a vodiča vyberáte zo zoznamu.
Pozornosť hore
Meškanie, ešte bez vodiča, príliš dlho na mieste, dlho bez správy, otvorené hlásenie od vodiča: najprv to, čo sa nedarí, potom zvyšok.
Mapa s očakávaným príchodom
Kde sú kamióny vodičov, ktorí zdieľajú polohu, s očakávaným príchodom na každú zastávku. Je to odhad vzdušnou čiarou, nie výpočet po ceste: dobrý pre hodinové okno, nie pre faktúru.
Upozornenie na príchod
Zapína sa pre každé miesto: keď je kamión bližšie ako 300 metrov, dostanete upozornenie. Stav sa tým nemení - ten mení len vodič.
Hľadanie vo všetkom
Podľa referencie, zákazníka, EČV, cieľa, vodiča alebo dátumu. Ak je výsledkov viac, než sa zmestí, je to vidieť - aby ste si nemysleli, že zákazník chýba, a nezaložili ho druhýkrát.
Keď sa niečo zmení
Zrušenie s dôvodom
Kto ruší - zákazník, vy alebo vyššia moc - a prečo. Jazda zostáva, so všetkým, čo sa už na ceste zaznamenalo, takže ju môžete aj tak vyfakturovať.
Kôš a záznam zmien
Zmazanú jazdu možno obnoviť. Pri každej zmene je zaznamenané, kto a kedy ju robí.
Čo ešte chýba
Jeden zoznam prázdnych polí, ktoré neskôr niečo zastavia: zákazník bez IČ DPH nedostane e-faktúru, zákazník bez sadzby za kilometer nechá jazdy bez ceny.
Tlač jazdného listu
Pre každého, kto chce jazdu aj na papieri v kabíne.
Čo táto časť nerobí
- Žiadne plánovanie trasy s časom jazdy: vodič naviguje vlastnou mapovou aplikáciou.
- Žiadne automatické rozdeľovanie jázd: kto čo vezie, rozhodujete vy.
Aplikácia pre vodiča
Vodič ťukne, vy to viete - bez telefonovania.
Vodič otvorí jazdu na vlastnom telefóne, vo vlastnom jazyku. Na obrazovke je vždy jedna zastávka, s veľkými tlačidlami, a každé ťuknutie zaznamená čas. Písať takmer nič netreba.
- Kto s tým pracuje
- Vodič
- Kde v aplikácii
- Na vlastnom telefóne, v prehliadači alebo z domovskej obrazovky: jazdy, chat a Môj týždeň
Obrazovka vodiča
Jedna zastávka po druhej
Referenčné číslo zákazníka, adresa, kontaktná osoba s tlačidlom volania a stále pokyny k miestu. Len tlačidlá, ktoré sa v tej chvíli hodia.
Navigácia vlastnou aplikáciou
Jedno tlačidlo otvorí adresu v Google Maps, Waze alebo inej mapovej aplikácii v telefóne. Keď nič nefunguje, tlačidlo adresu skopíruje.
Zlé ťuknutie
Dve ťuknutia vrátia stav späť. Dostanete upozornenie, takže sa čas nikdy nezmení potichu.
Na domovskej obrazovke
Netreba obchod s aplikáciami: Trajenda sa pridá na domovskú obrazovku z prehliadača. Potom sa jazdy otvárajú jedným ťuknutím a chodia upozornenia.
Čo sa ešte zaznamenáva
Zmena a tachometer
Začiatok a koniec zmeny, so stavom tachometra. Neprítomnosť alebo chorobu môže vodič tiež nahlásiť v aplikácii.
Kontrola pred odjazdom
Obchôdzka vozidla pred odjazdom, s fotkou každej chyby. Chyba príde k vám, a jedným tlačidlom do servisu.
Náklady a bloky
Mýto, palivo, trajekt, parkovanie - s fotkou bloku, pri jazde, ku ktorej patrí. Čo sa dá prefakturovať, pridáte neskôr na faktúru.
Skenovanie kódov
Na Androide s Chromom sa čiarový kód alebo QR kód naskenuje fotoaparátom.
Spojenie s kanceláriou
Chat, ktorý prekladá
Správy sa prekladajú oboma smermi. Časté vety sú pripravené, takže odpoveď je jedno ťuknutie.
Hlasové správy
Nahrať a prehrať, pre každého, kto na ceste radšej nepíše.
Upozornenia v telefóne
Keď niečo pošlete, do telefónu príde upozornenie - hneď ako sú upozornenia zapnuté.
Vlastný týždeň
Hodiny, kilometre a jazdy za týždeň, a vlastné údaje na stiahnutie.
Poloha: len pri zdieľaní
Súhlas každého vodiča
Predvolene vypnuté. Tlačidlo „Zastaviť zdieľanie“ zdieľanie znova vypne, bez následkov pre jazdu. Len počas zmeny.
Krátke uchovanie
Body polohy sa predvolene mažú po 30 dňoch; nastaviteľné od 7 do 30.
Žiadny stav z polohy
Trajenda nikdy sama nenastaví „na mieste“ podľa polohy a nikdy neodvodzuje rýchlosť ani spôsob jazdy. To ťuká len vodič.
Čo táto časť nerobí
- V obchode s aplikáciami aplikácia nie je. Webová aplikácia nedokáže odovzdávať polohu, keď je telefón zamknutý.
- Hlasové správy sa neprevádzajú na text.
Nákladný list a doklady
Doklad, ktorý je k dispozícii, aj keď zákazník volá po mesiacoch.
Čo sa deje na rampe, inak zmizne. Vodič to zaznamená jedným či dvoma ťuknutiami, s časom a miestom. Zostane to pri jazde - a tam, kam to patrí, na doklade, ktorý podpisuje príjemca.
- Kto s tým pracuje
- Vodič a príjemca
- Kde v aplikácii
- Vodič to zaznamená v aplikácii; nákladný list, doklad o doručení a fotky nájdete pri jazde
Dokumenty
Nákladný list CMR
Vyplnený z jazdy, vzor IRU s povinnými údajmi z článku 6, v jazyku príjemcu - pätnásť jazykov. Na vytlačenie alebo uloženie ako PDF.
Výhrada v poli 18
Čo vodič nahlási pri nakládke, sa objaví ako výhrada na nákladnom liste. Ak pole zostane prázdne, tovar sa považuje za prevzatý v dobrom stave.
Doklad o doručení
Príjemca podpíše na telefóne vodiča, s menom, časom a miestom. Potom je každá zmena vidieť - aj zmena z našej strany. So zákazníkom doklad zdieľate odkazom, bez potreby účtu.
Nákladný list v telefóne
Otvoriť a ukázať pri cestnej kontrole: kópia, nie uznávaný e-CMR. Papierový nákladný list je naďalej potrebný.
Pri nakládke
Kontrola nákladu
„Všetko v poriadku“ alebo „Niečo vidím“. To prvé ťuknutie je dôkaz: ak je zaznamenané, že náklad je pri odjazde v poriadku, škoda na ceste je vierohodná.
Zaistenie nákladu
Čo náklad drží - popruhy, protišmykové podložky, airbagy, čelo návesu - a kto nakladá. Ak nakladá zákazník a vodič nesmie k nákladu, pri jazde uvidíte žltý pruh.
Plomba
Nikdy predvyplnená: vodič prečíta číslo, aplikácia číslo porovná s tým, ktoré čakáte.
Kontrola ADR
Tri otázky, na ktoré sa dá odpovedať zo zeme: oranžové tabuľky, prepravný doklad, výbava. Preskočiť sa dá; odchýlkou je len výslovné „nie“.
Teplota
Každé meranie nesie požiadavku v tej chvíli. Ak sa dohoda neskôr zmení, zostane vidieť, čo platilo v ten deň.
Pri vykládke
Odmietnutie
Kto odmieta - meno, nie „sklad“ -, prečo, koľko, s fotkou. Potom zaznamenáte, čo sa s tovarom stane: čaká na pokyny, späť k odosielateľovi, vyložené inde.
Palety
Každá výmena je nový riadok, nikdy upravený zostatok. Tak pri každom zákazníkovi vidíte, koľko vašich paliet tam stojí.
Práca navyše
Dlhšie čakanie, zastávka navyše, ručná vykládka: vodič to zaznamená s fotkou pri zastávke, kde k tomu došlo. Či to prefakturovať, rozhodujete vy.
Fotky škôd s pečiatkou
Čas a poloha vpálené do fotky, s digitálnym odtlačkom (hash) navrchu. Úprava je vidieť - pečiatka však nie je odolná proti falšovaniu.
Čo táto časť nerobí
- Žiadny e-CMR: podpis na obrazovke je doklad o doručení, nie náhrada papierového nákladného listu.
- Žiadny výpočet zaistenia nákladu. Zaznamenávame, čo sa urobí; či to stačí, zostáva úsudkom vodiča.
- Text z odfoteného nákladného listu sa automaticky nečíta.
Zákaznícky portál
Váš zákazník sleduje jazdu. Váš subdodávateľ tiež.
Menej telefonátov, kde je náklad, a koniec snímok obrazovky sem a tam. Váš zákazník aj dopravca, ktorému jazdu odovzdávate, vidia svoju časť - nič viac.
- Kto s tým pracuje
- Váš zákazník a váš subdodávateľ
- Kde v aplikácii
- Zákazníci, Dopravcovia a Integrácie; váš zákazník a subdodávateľ sa prihlasujú do vlastného portálu
Váš zákazník
Odkaz na sledovanie
Stav a očakávaný príchod jednej jazdy, bez prihlásenia. Poloha vodiča zámerne chýba: súhlas platí vám, nie každému, komu sa odkaz prepošle.
Zákaznícky portál
Zásielky, nadchádzajúce hore, s ukazovateľom priebehu pri každej, dokumenty vedľa a faktúry - v jazyku zákazníka. Pozývate odkazom, ktorý posielate sami, a prístup odoberiete, kedy chcete.
Správy dispečingu
Cez odkaz na sledovanie môže príjemca dispečingu niečo odkázať, napríklad inú rampu alebo čas. V portáli si váš zákazník a váš dispečing píšu pri každej zásielke. Všetko prichádza na jednu stránku: Správy od zákazníkov.
Karta zákazníka
Jedna stránka na zákazníka: sadzby, kontakty, všetky jazdy s tým, aké dokumenty sú - chýbajúci doklad červene -, adresy a faktúry.
Dokumenty v jazyku príjemcu
Nákladný list, faktúra a upomienka sa riadia jazykom príjemcu, nie vaším.
Váš subdodávateľ
Nákup vedľa predaja
Marža sa mení už pri písaní a pri strate sčervenie. Pri každom dopravcovi vidíte maržu za dvanásť mesiacov, s počtom jázd, ktoré majú vyplnenú cenu.
Vlastný vodič odpadá
Odovzdaná jazda zmizne z aplikácie vášho vodiča a už sa nepočíta do hodín tejto osoby.
Poistenie CMR
Zaznamenajte poistenie každého subdodávateľa; obrazovka varuje, keď čoskoro vyprší alebo už vypršalo. Voči svojmu zadávateľovi naďalej ručíte vy.
Portál dopravcu
Subdodávateľ vidí zastávky a pokyny svojej jazdy a nahrá tam nákladný list. Hneď vidíte, ktoré nákladné listy ešte chýbajú.
Napojenie na iné systémy
Objednávky cez API
TMS alebo e-shop zákazníka vkladá objednávky priamo do vášho plánu, s kľúčom pre každého zákazníka. Dvojitá objednávka sa rozpozná a odmietne.
Správy o stave späť
Podpísaná správa do systému zákazníka pri každej zmene stavu. Potom nikto nemusí volať.
Dokumentácia pre vývojárov
Polia, chybové kódy, príklad overenia podpisu - a čo napojenie nerobí - na trajenda.com/api-docs (po anglicky).
Čo táto časť nerobí
- Na správu cez odkaz na sledovanie odpovedáte telefonicky alebo e-mailom: odkaz je anonymný, opačným smerom nič nejde.
- Pozvánky do portálu aplikácia zatiaľ neposiela e-mailom: dostanete odkaz, ktorý prepošlete sami.
- Prijaté faktúry a platby subdodávateľom vediete vo svojom účtovnom programe, nie tu.
Fakturácia
Od jazdy k faktúre, a viete, kto ešte má zaplatiť.
Čo sa zaznamenalo na ceste, skončí na faktúre aj s dokladom: čakanie podľa sadzby toho zákazníka, práca navyše, bloky, príplatky. Prázdne znamená „nedohodnuté“, nie „zadarmo“ - čo nemá cenu, sa ukáže, nikdy sa nehádá.
- Kto s tým pracuje
- Kancelária
- Kde v aplikácii
- Faktúry, Pohľadávky, Ponuky, Služby a Čísla - pre rolu Vedenie
Fakturácia
Sadzby pre zákazníka
Za jazdu, za kilometer, za kilometer navyše, a sadzba za čakanie s minútami zadarmo. K tomu splatnosť a zľava za skoršiu platbu. Ak chýba sadzba za obchádzku, vidíte tie kilometre ako „bez ceny“, namiesto toho, aby potichu zmizli.
Rozpis jázd
Pri každom zákazníkovi všetky jazdy, čakanie a kilometre obchádzky so sumami - podklad, ešte nie faktúra. Na tlač, alebo ako CSV pre účtovníctvo.
Koncept, potom konečná
Koncept ešte nemá číslo a dá sa voľne meniť. Až pri „konečná“ dostane číslo z radu bez medzier. Vrátenie ide cez dobropis.
DPH po riadkoch
Tuzemských 21 % a medzinárodných 0 % s prenesením daňovej povinnosti na tej istej mesačnej faktúre. Riadok s 0 % vyžaduje dôvod, inak ho aplikácia neuloží.
Bloky a príplatky
Bloky vodiča za mýto a trajekt idú na faktúru jedným tlačidlom, každý na vlastný riadok. Palivový príplatok počíta s vašou základnou cenou a mesačnou cenou, ktorú zadáte, aj so zdrojom.
Zoznam služieb
Víkendový príplatok, príplatok ADR, ložný meter, prázdny kilometer: cenu nastavíte raz, potom ju jedným kliknutím pridáte na faktúru.
Odoslanie
E-faktúra
UBL podľa Peppol BIS 3.0, a XRechnung 3.0 pre zákazníkov v Nemecku. Ak chýba niečo povinné, napríklad IČ DPH zákazníka, aplikácia to povie pred odoslaním.
Koncept e-mailu
Jedno kliknutie dá hotovú správu, ktorá sa otvorí vo vašom vlastnom poštovom programe, s e-faktúrou v prílohe. E-mail odchádza z vašej schránky, s vaším podpisom.
Odoslané vami
Poštou, alebo odovzdané vodičom? Zaznamenajte odoslanie; od tej chvíle sa faktúra počíta ako otvorená.
K peniazom
Pohľadávky podľa veku
Čo ešte beží, 1-30, 31-60, 61-90 dní po splatnosti a dlhšie - pásma, ktoré používa aj účtovníctvo. Pri každom zákazníkovi, najväčšia suma hore: poradie, v akom voláte.
Upomienka
List v jazyku zákazníka, s dlžnou sumou a variabilným symbolom. Tón stúpa: pripomienka, druhá upomienka, posledná výzva. Úrok sa počíta za každé obdobie, podľa percent, ktoré zadáte.
Načítanie bankového výpisu
MT940 alebo CAMT.053. Aplikácia hľadá číslo faktúry a navrhne, čo k čomu patrí. Nič sa nikdy neodpíše potichu: potvrdzujete vy.
Platby
Aj čiastočné. Keď je celá suma zaplatená, faktúra sa sama prepne na zaplatenú.
Čísla
DPH za mesiac
Obrat a DPH podľa sadzieb, 0 % a prenesená povinnosť zvlášť, ako to priznanie chce. Len vaše vydané faktúry: DPH na vstupe doplníte sami.
Čo ešte nie je vyfakturované
Čakanie pri každom zákazníkovi so sumou podľa vašej dohody, a práca navyše, ktorá ešte nie je na žiadnej faktúre.
Ponuky
Vyhrané, prehrané, otvorené, a dôvody prehier po poradí. Percento počíta len rozhodnuté ponuky.
Obrat a marža
Obrat za mesiac podľa dátumu faktúry, vaši najväčší zákazníci a marža pri každom zákazníkovi.
Čo táto časť nerobí
- Posielať faktúry a upomienky e-mailom priamo z aplikácie zatiaľ nejde; koncept e-mailu a PDF áno.
- Odoslať e-faktúru cez sieť Peppol zatiaľ nejde: dostanete súbor.
- Žiadne účtovníctvo a zatiaľ ani priame napojenie na účtovný program: Moneybird je v príprave a zapne sa až po teste so skutočným účtovníctvom. E-faktúru a CSV tam však načítate.
Vozový park, hodiny a zabezpečenie
Všetko ostatné, čo k dopravnej firme patrí.
Termíny, ktoré nechcete prepásť, hodiny a čas jazdy, náklady na kamión, reporty - a kto smie čo vidieť.
- Kto s tým pracuje
- Vedenie
- Kde v aplikácii
- Vozidlá, Náklady a chyby, Pokuty, Hodiny, Reporty, Tím a Údaje firmy
Vozový park
Termíny
STK, kontrola tachografu, poistenie a údržba pri každom kamióne; vodičský preukaz, kód 95, karta vodiča a osvedčenie ADR pri každom vodičovi. Vidíte ich dva mesiace dopredu, a prepadnuté je oddelene od čoskoro končiacich.
Chyby a servis
Čo vodič nahlási pri kontrole pred odjazdom, s fotkou. Jedno tlačidlo to pošle do servisu a vy to po oprave odškrtnete.
Náklady na kamión
Palivo a opravy pri každom vozidle. Spotreba vychádza z tankovaní.
Pokuty
Zaznamenané pri jazde, takže je vidieť, kto šoféruje.
Hodiny a čas jazdy
Hodiny z okamihov stavu
Zmeny so začiatkom, koncom a stavom tachometra, na export ako CSV. Dni so zabudnutým stavom sú označené.
Čas jazdy za týždeň
Nad 56 hodín za týždeň alebo 90 hodín za dva týždne sa objaví červený riadok s menom. Už v piatok tak viete, kto nesmie ísť sobotnú jazdu.
Žiadny tachograf
Údaje pochádzajú z ťuknutí vodiča, nie z tachografu. Čítajte ich ako „pozrieť sa“, nikdy ako priestupok.
Prehľad
Reporty
Za obdobie: jazdy za deň, čakanie podľa cieľa, dochvíľnosť, hlásenia podľa druhu, zrušenia - tie v ten istý deň zvlášť.
Aktivita a zmeny
Dnešná časová os, a kto čo mení. Hodí sa, keď sa zákazník pýta, prečo je suma iná.
Kto smie čo, a kde sú vaše údaje
Roly
Vodič vidí len vlastné jazdy: žiadny zoznam zákazníkov, žiadne sadzby, žiadne faktúry. Faktúry a pohľadávky sú pre vedenie. Používateľov neobmedzene.
V EÚ
Databáza a aplikácia bežia na serveroch v Štokholme vo Švédsku. Všetci zúčastnení sú na verejnom zozname subspracovateľov.
Doby uchovávania
Ako dlho údaje zostávajú, nastavíte podľa druhu, v zákonných medziach. Body polohy predvolene 30 dní.
Vziať si všetko so sebou
S rolou správcu exportujete všetko naraz; hodiny, jazdy a rozpisy aj zvlášť ako CSV.
Čo táto časť nerobí
- Žiadne údaje z tachografu: časy jazdy a odpočinku podľa zákona pochádzajú z tachografu.
Čo v tom zatiaľ nie je
Aby ste to počuli od nás, a nie to zistili počas ukážky.
- Prevod hlasových správ na text. Správy samotné fungujú.
- Odosielanie faktúr a upomienok mailom priamo z aplikácie. PDF aj e-faktúru vytvoríte normálne.
- Priame napojenie na účtovníctvo. Moneybird je v príprave a zapne sa až po teste so skutočným účtovníctvom. E-faktúru a exportný súbor pre účtovníctvo už načítať vie.
- Automatické čítanie textu z odfoteného nákladného listu.
- Zdieľanie polohy, keď je telefón uzamknutý. Neexistuje žiadna natívna aplikácia - iba webová aplikácia v telefóne, ktorá však túto funkciu pri uzamknutom displeji nepodporuje.
Zadajte jednu jazdu a uvidíte, čo sa stane.