Privacyverklaring Trajenda

Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026 · Versie: 1.3

Trajenda v.o.f., Gasthuisstraat 27, 5931 NT Tegelen, KvK 42185785, vestigingsnummer 000066918065, btw-id NL870091487B01 ("Trajenda", "wij") levert software waarmee transportbedrijven ritten plannen en met hun chauffeurs communiceren.

Deze verklaring beschrijft twee verschillende situaties, en het verschil is belangrijk:

• Ben je klant van ons (een transportbedrijf, of een planner daar), dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor jouw accountgegevens.
• Ben je chauffeur bij een bedrijf dat Trajenda gebruikt, dan is jouw werkgever verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens. Wij zijn dan verwerker: wij verwerken uitsluitend in opdracht van je werkgever. Vragen over jouw gegevens stel je dus in de eerste plaats aan je werkgever; wij helpen hen die te beantwoorden.

1. Welke gegevens verwerken wij

Van gebruikers (planners en chauffeurs)

Van ritten

Bestemmingen, adressen, contactpersonen bij de klant, tijdvensters, aankomst- en vertrektijden, ladinggegevens (gewicht, colli, temperatuur, ADR-klasse, zegelnummer), documenten (vrachtbrieven, afleverbewijzen, handtekeningen) en meldingen.

Locatiegegevens van chauffeurs

Alleen als de chauffeur daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. De positie wordt alleen gevolgd zolang een rit loopt. De toestemming is per chauffeur, staat standaard uit, en kan op elk moment met één knop worden ingetrokken ("Stop met delen") zonder dat dat gevolgen heeft voor de rit.

Dezelfde toestemming geldt voor de plaats in een foto of vastlegging (afleverbewijs, schade- en bewijsfoto's, ADR, zekering, weigering). Staat locatie delen aan, dan krijgt zo'n vastlegging de coördinaten van dat moment. Dat kan ook buiten een rit zijn, bij een foto van een gebrek tijdens een voertuigcontrole. Staat het uit, dan staat er alleen het tijdstip op, en vraagt de app de positie van de telefoon ook niet op. De plaats die de camera van de telefoon zelf in een foto zet (EXIF), halen we uit gewone foto's (JPEG, PNG, WebP) die in de schermen van de chauffeur worden toegevoegd, voordat ze worden opgeslagen, ook bij een foto van een vrachtbrief.

Wij leiden nooit een ritstatus af uit locatie. Een status verandert alleen doordat de chauffeur zelf op een knop drukt. Dat is een bewuste keuze: het verschil tussen "de truck staat bij de poort" en "de chauffeur is aangekomen" is precies het soort gevolgtrekking waar niemand op zit te wachten.

Chatberichten en spraakberichten

Tekst wordt vertaald naar de voorkeurstaal van de ontvanger. Spraakberichten werken: ze worden opgenomen, verstuurd en afgespeeld. Het automatisch uitschrijven van een spraakbericht naar tekst staat vandaag uit. Zetten wij die functie ooit aan, dan blijft het originele geluid altijd beschikbaar naast de uitgeschreven tekst, omdat een transcriptie fout kan zijn en de ontvanger moet kunnen horen wat er werkelijk gezegd is.

1a. De app voor Android

De app Trajenda (Google Play, com.trajenda.app) is dezelfde dienst als trajenda.com, in een app op je telefoon: de app laadt trajenda.com. Alles in deze verklaring geldt ook voor de app. Wat de app op je telefoon vraagt, en waarvoor:

De app vraagt niet om locatie "altijd toestaan". Je kunt elke toestemming weigeren of later intrekken in de instellingen van je telefoon.

Locatie in de app. Locatie wordt alleen gedeeld als je het delen zelf hebt aangezet, en alleen tijdens een open dienst. Ook met het scherm op slot, zolang de dienst loopt; je ziet dan een vaste melding "Trajenda deelt je locatie". Rijdend wordt je positie hoogstens eens per twee minuten vastgelegd, stilstaand hoogstens eens per vijf minuten. Het delen stopt als je op "Stop met delen" tikt of als je dienst eindigt. Een dienst sluit ook vanzelf na 30 minuten zonder activiteit; een verstuurd locatiepunt telt daarbij als activiteit, net als een statusknop.

Om je positie met het scherm op slot te kunnen versturen, krijgt de app per dienst een tijdelijke sleutel. Die geldt alleen voor jouw locatiepunten, alleen zolang je dienst open is en het delen aan staat, en hoogstens 24 uur. Wij bewaren alleen een digitale vingerafdruk (hash) van die sleutel, niet de sleutel zelf.

Heb je even geen bereik, dan bewaart de app de punten op je telefoon (hoogstens 250, niet ouder dan 6 uur) en verstuurt ze zodra je weer bereik hebt.

Camera. Foto's die je maakt, worden bij de rit bewaard, net als andere documenten (zie §3). De scanner leest streepjes- en QR-codes op je telefoon zelf. Het camerabeeld verlaat je telefoon niet; alleen de gelezen code komt bij de rit.

Microfoon. De app gebruikt de microfoon alleen terwijl je een spraakbericht opneemt. Het spraakbericht is een bericht zoals elk ander (zie §3).

Meldingen in de app. Meldingen krijg je alleen als je zelf op "Meldingen aan" tikt; tot dan maakt de app er niets voor aan. Om een melding op je telefoon te bezorgen gebruikt de app Firebase Cloud Messaging van Google. Daarvoor krijgt de app van Google een registratienummer (token) voor deze installatie. Dat nummer bewaren wij bij je account, zodat een melding voor jou op jouw telefoon komt. Wij geven Google bij elke melding alleen dat nummer en de melding zelf: de titel, de korte tekst, de plek in de app waar een tik heen leidt, en een label waarmee een nieuwere melding een oudere vervangt. Geen naam van de ontvanger, geen e-mailadres, geen gebruikersnummer.

Let op: Google kan de titel en tekst van zo'n melding lezen. Afhankelijk van de soort melding staat daarin bijvoorbeeld een bestemming of plaats, een ritnummer, de naam van een chauffeur, of een kort stuk van een bericht of toelichting (zoals een bericht van een klant of de toelichting bij een schademelding). De tekst van een chatbericht van de planner aan de chauffeur staat er niet in, alleen dat er een bericht is. Dat is anders dan meldingen in de browser (Web Push): die zijn versleuteld voor je toestel, en de pushdienst van de browser ziet de inhoud niet.

Zet je meldingen uit of log je uit, dan verwijdert de app het registratienummer bij ons en trekt het bij Google in. Hoe lang Google zelf gegevens bewaart, staat in §3; wie Google is en waar het verwerkt, in §4. Analyse (Google Analytics) staat voor de app uit.

Wat de app niet doet. Geen advertenties. Geen analyse- of volgsoftware van anderen. Geen toegang tot de contacten, de agenda of het telefoonnummer van je telefoon. Geen aankopen in de app: het abonnement regelt je werkgever. De app maakt geen back-up van zijn gegevens naar je Google-account.

Als er iets misgaat. Gaat er in een scherm iets mis, dan gaat er een foutmelding naar ons: de melding, de pagina en het type browser. Geen naam, geen bedrijf, geen IP-adres. E-mailadressen, telefoonnummers en ingetypte waarden halen wij er vóór het opslaan uit. De melding komt in onze database in Stockholm, waar wij hem 30 dagen bewaren, en in het serverlogboek van onze hosting (Vercel, zie §4), dat Vercel bewaart volgens zijn eigen termijn.

2. Grondslagen

Toestemming voor locatie is bewust losgekoppeld van de rest. Toestemming die je niet kunt intrekken is geen toestemming; daarom staat de intrekknop in het scherm van de chauffeur zelf en niet in een instellingenmenu van de werkgever.

3. Hoe lang bewaren wij

De vervoerder stelt deze termijnen zelf in; wij bewaken alleen de onder- en bovengrens. Elke nacht wordt automatisch verwijderd wat ouder is.

Als het contract eindigt. Het account van een vervoerder wordt bij het einde van het contract niet automatisch verwijderd. Dat is een bewuste keuze: een betaling die mislukt zou anders het hele dossier van een klant kunnen wissen zonder dat iemand dat heeft gevraagd. Tot er iets gebeurt, gelden de termijnen hierboven gewoon door. Wil een vertrekkende klant dat alles weg is, dan mailt die naar contact@trajenda.com; ons beheer verwijdert dan het bedrijf, zijn ritten met wat daarbij hoort, en de accounts van zijn gebruikers.

Een ondertekend afleverbewijs valt bewust buiten die nachtelijke opruiming. Het kan na ondertekening niet meer gewijzigd worden, en zijn waarde is juist dat het er nog is als een klant maanden of jaren later over een levering begint. Het blijft daarom zolang de rit bestaat. Een rit met een afleverbewijs wordt ook uit de prullenbak niet automatisch opgeruimd. Moet een afleverbewijs toch weg, dan verwijdert ons beheer de rit op verzoek van de vervoerder, per rit en met een regel in het logboek.

Bij een verkeersboete vervalt alleen de KOPPELING naar de chauffeur. De boete zelf blijft als kostenpost op het voertuig staan — dat is administratie. De koppeling is informatie over het functioneren van een werknemer, en daar hoort geen jarenlang dossier van te ontstaan. De ondergrens van 90 dagen is er zodat de bezwaartermijn en een loonronde erin passen.

Dertig dagen voor locatie is een bewuste keuze: lang genoeg om een discussie over een levering te beslechten, kort genoeg om uit te leggen aan een ondernemingsraad. Geen enkel scherm in de app kijkt verder dan dertig dagen terug, dus langer bewaren dient geen doel.

4. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen nooit gegevens. Wij schakelen deze verwerkers in:

Google verwerkt voor Firebase op zijn wereldwijde infrastructuur, ook in de Verenigde Staten. Die doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, waaraan Google deelneemt, en anders op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie die in de verwerkingsvoorwaarden van Firebase staan. Google treedt daarbij op als verwerker voor ons. Wat Google ziet staat in §1a, onder "Meldingen in de app". Zolang je geen meldingen aanzet, vraagt de app geen registratienummer aan bij Google en gaat er geen melding via Google.

De verwerking door OpenAI is een doorgifte naar een derde land en vindt plaats op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodra die functie aan staat — vandaag staat hij uit. Wil een klant geen verwerking buiten de EU, dan kunnen wij overstappen op een EU-alternatief; laat het ons weten.

Een actuele lijst staat op trajenda.com/subverwerkers. Klanten worden vooraf geïnformeerd over een nieuwe verwerker en kunnen bezwaar maken.

5. Wat een openbare volglink wel en niet toont

Een planner kan per rit een link delen met de opdrachtgever. Wie die link heeft, ziet: de stops, de plaatsnaam, de afgesproken tijden en de aankomst- en vertrektijden.

Wat die link niet toont, en waarom:

• De locatie van de chauffeur. De chauffeur heeft de werkgever toestemming gegeven om de locatie te volgen voor de planning. Dat is geen toestemming om via een doorstuurbare link zichtbaar te zijn voor willekeurige derden.
• Straatadressen (alleen de plaatsnaam), chat, documenten, meldingen, interne opmerkingen, de naam en het telefoonnummer van de chauffeur, het kenteken, de ladinggegevens, en alles over andere ritten.

Een link is per rit, staat standaard uit, en kan op elk moment worden ingetrokken. Daarna werkt hij direct niet meer.

6. Beveiliging

Gegevens van verschillende transportbedrijven zijn in de database van elkaar gescheiden op rijniveau (row level security), niet alleen in de applicatie. Wij testen die scheiding geautomatiseerd bij elke wijziging: een aparte testsuite probeert actief vanuit het ene bedrijf bij de gegevens van het andere te komen.

Verkeer gaat over TLS. Documenten staan in een afgeschermde opslag die alleen bereikbaar is via kortlevende, ondertekende links.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit.

Ben je chauffeur: richt je verzoek aan je werkgever. Zij zijn verantwoordelijk; wij voeren het voor hen uit. Je kunt je toestemming voor locatie zelf, direct in de app, intrekken.

Je account verwijderen

Je kunt in de app of op trajenda.com zelf vragen je account te verwijderen: open je profiel en tik op "Verwijdering aanvragen". Het verzoek gaat naar je werkgever, die het meteen kan uitvoeren. Gebeurt er niets, dan wordt het na 30 dagen automatisch uitgevoerd. Tot dan kun je het verzoek intrekken. Je naam, telefoonnummer, e-mailadres en inlog worden dan gewist, en je locatiepunten ook. Ritten, documenten, handtekeningen en facturen blijven bij het bedrijf, zonder je naam. Meer daarover staat op trajenda.com/nl/account-verwijderen.

Ben je klant: mail contact@trajenda.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Wij informeren klanten vooraf over inhoudelijke wijzigingen. De datum boven aan deze verklaring geeft de laatste versie aan.

Vragen: contact@trajenda.com