Alles, was Trajenda kann, Teil für Teil.
Für jeden Teil: was Sie damit lösen, wer damit arbeitet, wo das in der App steht und was dieser Teil nicht kann. Alles auf dieser Seite funktioniert heute.
Plantafel
Ihr ganzer Tag auf einem Bildschirm, ohne Abtippen.
Eine Tour ist bei Trajenda eine Route: Laden und Entladen, mit so vielen Stopps wie nötig. Sie tragen sie einmal ein, und danach arbeiten alle mit derselben Tour - der Fahrer, Ihr Kunde und später die Rechnung.
- Wer damit arbeitet
- Die Disposition
- Wo in der App
- Touren, Plantafel, Karte, Standorte und Vorlagen - am Computer und auch auf dem Handy
Eine Tour anlegen
Mehrere Stopps
Laden und Entladen in einer Tour, jede Adresse mit eigenem Zeitfenster, eigener Ladung und Referenz. Wählen Sie einen gespeicherten Standort, kommen dessen feste Hinweise mit - niemand muss den Torcode jede Woche neu schicken.
Auftrag einfügen
Kopieren Sie den Text eines Transportauftrags aus der E-Mail und fügen Sie den Text ins Tourformular ein. Was im Text eindeutig ist, wird ausgefüllt; was unklar ist, bleibt leer. Die App rät nie.
Vorlagen und Duplizieren
Die meiste Fracht ist jede Woche dieselbe Tour. Duplizieren kopiert die ganze Route; Referenznummer und Preis bleiben leer, denn die gehören zu diesem einen Auftrag.
Mit dem anfangen, was Sie haben
Eine Planung, Kunden, Standorte oder Fahrzeuge: aus Excel einfügen oder eine CSV einlesen, auch mit deutschen oder polnischen Spaltenköpfen. Sie sehen zuerst eine Vorschau; ein Kunde, eine Adresse oder ein Fahrzeug, das schon existiert, wird übersprungen, nicht überschrieben. Tarife werden bewusst nicht eingelesen.
Den Tag im Blick
Plantafel
Ein Tag, eine Spalte pro Fahrer, und links, was noch niemand hat. Jedes Ziehen wird sofort gespeichert. Auf dem Handy steht alles untereinander, und Sie wählen den Fahrer aus einer Liste.
Aufmerksamkeit oben
Verspätung, noch kein Fahrer, zu lange vor Ort, länger nichts gehört, eine offene Meldung vom Fahrer: zuerst, was schiefgeht, dann der Rest.
Karte mit erwarteter Ankunft
Wo die Lkw sind, bei Fahrern, die ihren Standort teilen, mit erwarteter Ankunft je Stopp. Sie wird in Luftlinie geschätzt, nicht über die Straße berechnet: gut für ein Fenster von einer Stunde, nicht für eine Rechnung.
Ankunftsmeldung
Pro Standort einschalten: Kommt ein Lkw auf 300 Meter heran, bekommen Sie eine Meldung. Der Status ändert sich dadurch nicht - das tut nur der Fahrer.
Suche über alles
Nach Referenz, Kunde, Kennzeichen, Ziel, Fahrer oder Datum. Gibt es mehr Treffer, als hineinpassen, steht das dabei - damit Sie nicht meinen, ein Kunde fehle, und denselben Kunden doppelt anlegen.
Wenn sich etwas ändert
Stornieren mit Grund
Wer storniert - der Kunde, Sie oder höhere Gewalt - und warum. Die Tour bleibt bestehen, mit allem, was unterwegs schon festgehalten wurde, damit Sie sie trotzdem abrechnen können.
Papierkorb und Protokoll
Eine gelöschte Tour lässt sich wiederherstellen. Bei jeder Änderung wird festgehalten, wer sie wann gemacht hat.
Was noch fehlt
Eine Liste der leeren Felder, die später etwas aufhalten: Ein Kunde ohne USt-IdNr. bekommt keine E-Rechnung, ein Kunde ohne Kilometertarif lässt Touren ohne Preis.
Tourblatt drucken
Für alle, die die Tour auch auf Papier im Fahrerhaus haben wollen.
Was dieser Teil nicht kann
- Keine Routenplanung mit Lenkzeiten: Der Fahrer navigiert mit der eigenen Karten-App.
- Keine automatische Tourverteilung: Wer was fährt, entscheiden Sie.
Fahrer-App
Der Fahrer tippt, Sie wissen es - ohne Anruf.
Der Fahrer öffnet die Tour auf dem eigenen Handy, in der eigenen Sprache. Zu sehen ist immer ein Stopp mit großen Knöpfen, und jeder Tipp hält die Uhrzeit fest. Zu tippen gibt es kaum etwas.
- Wer damit arbeitet
- Der Fahrer
- Wo in der App
- Auf dem eigenen Handy, im Browser oder vom Startbildschirm: die Touren, der Chat und Meine Woche
Der Bildschirm
Ein Stopp nach dem anderen
Die Referenznummer des Kunden, die Adresse, die Kontaktperson mit Anrufknopf und die festen Hinweise für diesen Ort. Nur die Knöpfe, die in diesem Moment passen.
Navigieren mit der eigenen App
Ein Knopf öffnet die Adresse in Google Maps, Waze oder einer anderen Karten-App auf dem Handy. Klappt nichts, kopiert der Knopf die Adresse.
Falsch getippt
Zwei Tipps machen einen Status rückgängig. Sie bekommen eine Meldung, damit sich nie still eine Uhrzeit ändert.
Auf dem Startbildschirm
Kein App-Store nötig: Trajenda kommt aus dem Browser auf den Startbildschirm. Dann öffnen sich die Touren mit einem Tipp, und Benachrichtigungen kommen an.
Was sonst noch festgehalten wird
Dienst und Kilometerstand
Beginn und Ende des Dienstes, mit dem Kilometerstand. Abwesenheit oder Krankheit kann der Fahrer auch selbst melden.
Abfahrtskontrolle
Vor der Abfahrt einmal um das Fahrzeug, mit einem Foto von jedem Mangel. Der Mangel kommt bei Ihnen an, und mit einem Knopf bei der Werkstatt.
Kosten und Belege
Maut, Kraftstoff, Fähre, Parken - mit einem Foto des Belegs, an der Tour, zu der es gehört. Was weiterberechnet werden kann, setzen Sie später auf die Rechnung.
Barcode scannen
Unter Android mit Chrome wird ein Barcode oder QR-Code mit der Kamera gescannt.
Kontakt mit dem Büro
Chat, der übersetzt
Nachrichten werden in beide Richtungen übersetzt. Häufige Sätze stehen bereit, sodass eine Antwort mit einem Tipp geht.
Sprachnachrichten
Aufnehmen und abspielen, für alle, die unterwegs lieber nicht tippen.
Benachrichtigungen auf dem Handy
Schicken Sie etwas, kommt eine Benachrichtigung aufs Handy - sobald Benachrichtigungen eingeschaltet sind.
Die eigene Woche
Stunden, Kilometer und Touren der Woche, und die eigenen Daten zum Herunterladen.
Standort: nur bei Freigabe
Zustimmung pro Fahrer
Standardmäßig aus. Ein Knopf 'Freigabe beenden' schaltet es wieder aus, ohne Folgen für die Tour. Nur während des Dienstes.
Kurz aufbewahrt
Standortpunkte werden standardmäßig nach 30 Tagen gelöscht; einstellbar von 7 bis 30.
Kein Status aus dem Standort
Trajenda setzt nie selbst 'angekommen' aufgrund einer Position und leitet nie Geschwindigkeit oder Fahrverhalten ab. Das tippt nur der Fahrer.
Was dieser Teil nicht kann
- Es gibt keine App im App-Store. Die Web-App kann keinen Standort übermitteln, während das Handy gesperrt ist.
- Sprachnachrichten werden nicht in Text umgewandelt.
Frachtbrief und Beleg
Ein Beleg, der noch da ist, wenn der Kunde Monate später anruft.
Was an der Rampe passiert, geht sonst verloren. Der Fahrer hält es mit ein oder zwei Tipps fest, mit Zeit und Ort dazu. Es bleibt an der Tour - und dort, wo es hingehört, auf dem Dokument, das der Empfänger unterschreibt.
- Wer damit arbeitet
- Fahrer und Empfänger
- Wo in der App
- Der Fahrer hält es in der App fest; Frachtbrief, Ablieferbeleg und Fotos finden Sie an der Tour
Dokumente
CMR-Frachtbrief
Aus der Tour ausgefüllt, das IRU-Muster mit den Pflichtfeldern aus Artikel 6, in der Sprache des Empfängers - fünfzehn Sprachen. Drucken oder als PDF speichern.
Vorbehalt in Feld 18
Was der Fahrer beim Laden meldet, steht als Vorbehalt auf dem Frachtbrief. Bleibt das Feld leer, gilt die Ware als in gutem Zustand übernommen.
Ablieferbeleg
Der Empfänger unterschreibt auf dem Handy des Fahrers, mit Name, Uhrzeit und Ort. Danach fällt jede Änderung auf - auch eine von uns. Sie teilen den Beleg mit Ihrem Kunden über einen Link, ohne dass der Kunde ein Konto braucht.
Frachtbrief auf dem Handy
Bei einer Kontrolle öffnen und vorzeigen: eine Kopie, kein anerkanntes e-CMR. Der Frachtbrief auf Papier bleibt nötig.
Beim Laden
Ladungskontrolle
'Alles in Ordnung' oder 'Ich sehe etwas'. Dieser erste Tipp ist Beweis: Steht fest, dass die Ladung bei der Abfahrt heil war, wird ein Schaden unterwegs plausibel.
Ladungssicherung
Was die Ladung hält - Gurte, Antirutschmatten, Luftsäcke, Stirnwand - und wer geladen hat. Hat der Kunde geladen und der Fahrer durfte nicht heran, sehen Sie einen gelben Balken an der Tour.
Plombe
Nie vorausgefüllt: Der Fahrer liest die Nummer ab, die App vergleicht sie mit der erwarteten.
ADR-Kontrolle
Drei Fragen, die sich vom Boden aus beantworten lassen: orangefarbene Tafeln, Beförderungspapier, Ausrüstung. Überspringen geht; nur ein ausdrückliches 'nein' zählt als Abweichung.
Temperatur
Jede Messung trägt die Vorgabe dieses Moments. Ändert sich die Vereinbarung später, bleibt sichtbar, was an diesem Tag galt.
Beim Entladen
Ablehnung
Wer ablehnt - ein Name, nicht 'das Lager' -, warum, wie viel, mit Foto. Danach halten Sie fest, was mit der Ware geschieht: wartet auf Anweisung, zurück zum Absender, anderswo entladen.
Paletten
Jeder Tausch ist eine neue Zeile, nie ein geänderter Saldo. So sehen Sie pro Kunde, wie viele Ihrer Paletten dort stehen.
Zusatzarbeit
Längeres Warten, ein zusätzlicher Stopp, Entladen von Hand: Der Fahrer hält es mit Foto an dem Stopp fest, an dem es anfiel. Ob es weiterberechnet wird, entscheiden Sie.
Schadenfotos mit Stempel
Zeit und Position sind ins Foto eingebrannt, mit einem digitalen Fingerabdruck (Hash) darüber. Manipulation fällt auf - der Stempel ist nicht fälschungssicher.
Was dieser Teil nicht kann
- Kein e-CMR: Die Unterschrift auf dem Bildschirm ist ein Ablieferbeleg, kein Ersatz für den Frachtbrief auf Papier.
- Keine Berechnung der Ladungssicherung. Wir halten fest, was getan wurde; ob es reicht, bleibt das Urteil des Fahrers.
- Text aus einem fotografierten Frachtbrief wird nicht automatisch gelesen.
Kundenportal
Ihr Kunde schaut mit. Ihr Subunternehmer auch.
Weniger Anrufe, wo die Fracht bleibt, und keine Screenshots mehr hin und her. Ihr Kunde und der Frachtführer, an den Sie vergeben, sehen ihren eigenen Teil - mehr nicht.
- Wer damit arbeitet
- Ihr Kunde und Ihr Subunternehmer
- Wo in der App
- Kunden, Frachtführer und Integrationen; Ihr Kunde und Ihr Subunternehmer melden sich in ihrem eigenen Portal an
Ihr Kunde
Sendungsverfolgung per Link
Status und erwartete Ankunft einer Tour, ohne Anmeldung. Die Position Ihres Fahrers bleibt bewusst weg: Die Zustimmung gilt Ihnen, nicht jedem, an den der Link weitergeschickt wird.
Kundenportal
Die Sendungen, was kommt, oben, mit einem Fortschrittsbalken je Sendung, die Dokumente daneben und die Rechnungen - in der eigenen Sprache. Sie laden mit einem Link ein, den Sie selbst schicken, und entziehen den Zugang, wann Sie wollen.
Nachrichten an die Disposition
Über den Verfolgungslink kann der Empfänger der Disposition etwas mitteilen, etwa eine andere Rampe oder eine Uhrzeit. Im Kundenportal schreiben Ihr Kunde und Ihre Disposition je Sendung hin und her. Alles kommt auf einer Seite an: Kundennachrichten.
Kundenakte
Eine Seite pro Kunde: Tarife, Kontakte, alle Touren mit den vorhandenen Dokumenten - fehlende Belege in Rot -, Adressen und Rechnungen.
Dokumente in der Sprache des Empfängers
Frachtbrief, Rechnung und Mahnung folgen der Sprache des Empfängers, nicht Ihrer.
Ihr Subunternehmer
Einkauf neben Verkauf
Die Marge läuft beim Tippen mit und wird bei Verlust rot. Je Frachtführer sehen Sie die Marge über zwölf Monate, mit der Zahl der Touren, bei denen ein Preis eingetragen ist.
Der eigene Fahrer fällt weg
Vergeben Sie eine Tour, verschwindet sie aus der App Ihres eigenen Fahrers und zählt nicht mehr in dessen Stunden.
CMR-Versicherung
Halten Sie die Versicherung jedes Subunternehmers fest; der Bildschirm warnt, wenn sie bald abläuft oder schon abgelaufen ist. Gegenüber Ihrem Auftraggeber haften Sie weiter.
Frachtführerportal
Ihr Subunternehmer sieht Stopps und Hinweise der eigenen Tour und lädt dort den Frachtbrief hoch. Sie sehen sofort, welche Frachtbriefe noch fehlen.
Verbindung mit anderen Systemen
Aufträge über die API
Das TMS oder der Webshop Ihres Kunden legt Aufträge direkt in Ihre Planung, mit einem Schlüssel pro Kunde. Ein doppelter Auftrag wird erkannt und abgelehnt.
Statusmeldungen zurück
Bei jedem Statuswechsel eine signierte Nachricht an das System des Kunden. Dann muss niemand anrufen.
Dokumentation für die Entwicklung
Felder, Fehlercodes, ein Beispiel zur Prüfung der Signatur - und was die Anbindung nicht kann - auf trajenda.com/api-docs (auf Englisch).
Was dieser Teil nicht kann
- Eine Nachricht über den Verfolgungslink beantworten Sie per Telefon oder E-Mail: Der Link ist anonym, es geht nichts zurück.
- Portaleinladungen verschickt die App noch nicht per E-Mail: Sie bekommen einen Link, den Sie selbst weiterschicken.
- Einkaufsrechnungen und Zahlungen an Subunternehmer führen Sie in Ihrem Buchhaltungsprogramm, nicht hier.
Rechnungen
Von der Tour zur Rechnung, und wissen, wer noch zahlen muss.
Was unterwegs festgehalten wurde, landet mit Beleg auf der Rechnung: Wartezeit zum Satz dieses Kunden, Zusatzarbeit, Belege, Zuschläge. Leer heißt 'nicht vereinbart', nicht 'kostenlos' - was keinen Preis hat, wird gezeigt, nie geraten.
- Wer damit arbeitet
- Das Büro
- Wo in der App
- Rechnungen, Forderungen, Angebote, Leistungen und Zahlen - für die Rolle Management
Abrechnen
Tarife pro Kunde
Pro Tour, pro Kilometer, pro Mehrkilometer, und ein Wartesatz mit Freiminuten. Dazu Zahlungsziel und Skonto. Gibt es keinen Umwegtarif, sehen Sie diese Kilometer als 'ohne Preis', statt dass sie still verschwinden.
Tourenaufstellung
Pro Kunde alle Touren, Wartezeit und Umwegkilometer mit Betrag - die Grundlage, noch keine Rechnung. Zum Drucken, oder als CSV für Ihr Steuerbüro.
Entwurf, dann endgültig
Ein Entwurf hat noch keine Nummer und lässt sich frei ändern. Erst bei 'endgültig' gibt es eine Nummer aus einem lückenlosen Kreis. Zurücknehmen geht über eine Gutschrift.
MwSt. je Zeile
Inland 21 % und international 0 % mit Steuerschuldumkehr auf derselben Monatsrechnung. Eine Zeile mit 0 % verlangt einen Grund, sonst speichert die App sie nicht.
Belege und Zuschläge
Maut- und Fährbelege des Fahrers kommen mit einem Knopf auf die Rechnung, jeder als eigene Zeile. Der Dieselzuschlag rechnet mit Ihrem Basispreis und dem Monatspreis, den Sie eintragen, mit der Quelle dabei.
Leistungsliste
Wochenendzuschlag, ADR-Zuschlag, Lademeter, Leerkilometer: einmal einen Preis festlegen, dann mit einem Klick auf die Rechnung.
Versenden
E-Rechnung
UBL nach Peppol BIS 3.0, und XRechnung 3.0 für Kunden in Deutschland. Fehlt etwas Pflichtiges, etwa die USt-IdNr. des Kunden, sagt die App das vor dem Versand.
E-Mail-Entwurf
Ein Klick gibt eine fertige Nachricht, die sich in Ihrem eigenen E-Mail-Programm öffnet, mit der E-Rechnung im Anhang. Die E-Mail kommt aus Ihrem Postfach, mit Ihrer Signatur.
Selbst verschickt
Per Post, oder vom Fahrer übergeben? Halten Sie fest, dass sie raus ist; ab dann zählt sie als offen.
Zum Geld kommen
Forderungen nach Alter
Was noch läuft, 1-30, 31-60, 61-90 Tage überfällig und länger - die Stufen, die auch Ihr Steuerbüro nutzt. Pro Kunde, größter Betrag oben: die Reihenfolge, in der Sie anrufen.
Mahnung
Ein Schreiben in der Sprache des Kunden, mit offenem Betrag und Zahlungsreferenz. Der Ton steigt: Erinnerung, zweite Mahnung, letzte Mahnung. Zinsen werden je Zeitraum berechnet, zu den Prozentsätzen, die Sie eintragen.
Kontoauszug einlesen
MT940 oder CAMT.053. Die App sucht die Rechnungsnummer und schlägt vor, was dazugehört. Nie wird still ausgebucht: Sie bestätigen.
Zahlungen
Auch Teilzahlungen. Ist der Gesamtbetrag bezahlt, steht die Rechnung von selbst auf bezahlt.
Zahlen
MwSt. pro Monat
Umsatz und MwSt. je Satz, 0 % und Steuerschuldumkehr getrennt, so wie die Erklärung es verlangt. Nur Ihre Ausgangsrechnungen: Die Vorsteuer ergänzen Sie selbst.
Was noch nicht berechnet ist
Wartezeit pro Kunde mit dem Betrag nach Ihrer Vereinbarung, und Zusatzarbeit, die noch auf keiner Rechnung steht.
Angebote
Gewonnen, verloren, offen, und die Gründe für Verluste der Reihe nach. Der Prozentsatz zählt nur entschiedene Angebote.
Umsatz und Marge
Umsatz pro Monat nach Rechnungsdatum, Ihre größten Kunden und die Marge pro Kunde.
Was dieser Teil nicht kann
- Rechnungen und Mahnungen direkt aus der App mailen geht noch nicht; der E-Mail-Entwurf und das PDF schon.
- Eine E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk versenden geht noch nicht: Sie bekommen die Datei.
- Keine Buchhaltung und noch keine direkte Anbindung an Ihr Buchhaltungsprogramm: Moneybird ist in Vorbereitung und wird erst nach einem Test mit einer echten Buchhaltung eingeschaltet. Die E-Rechnung und die CSV lesen Sie dort aber ein.
Fuhrpark, Stunden und Sicherheit
Alles andere, was zu einem Transportunternehmen gehört.
Ablaufdaten, die Sie nicht verpassen wollen, Stunden und Lenkzeit, Kosten pro Lkw, Berichte - und wer was sehen darf.
- Wer damit arbeitet
- Die Geschäftsführung
- Wo in der App
- Fahrzeuge, Kosten und Mängel, Bußgelder, Stunden, Berichte, Team und Firmendaten
Fuhrpark
Ablaufdaten
HU, Tachoprüfung, Versicherung und Wartung pro Lkw; Führerschein, Code 95, Fahrerkarte und ADR-Bescheinigung pro Fahrer. Sie sehen sie zwei Monate im Voraus, und abgelaufen steht getrennt von bald fällig.
Mängel und Werkstatt
Was ein Fahrer bei der Abfahrtskontrolle meldet, mit Foto. Ein Knopf schickt es an die Werkstatt, und Sie haken es ab, sobald es behoben ist.
Kosten pro Lkw
Kraftstoff und Reparaturen pro Fahrzeug. Der Verbrauch ergibt sich aus den Tankvorgängen.
Bußgelder
An der Tour festgehalten, damit Sie sehen, wer gefahren ist.
Stunden und Lenkzeit
Stunden aus den Statusmomenten
Dienste mit Beginn, Ende und Kilometerstand, als CSV exportierbar. Tage, an denen ein Status vergessen wurde, sind markiert.
Lenkzeit pro Woche
Über 56 Stunden in einer Woche oder 90 Stunden in zwei Wochen erscheint eine rote Zeile mit dem Namen. So wissen Sie schon am Freitag, wer die Samstagstour nicht mehr fahren darf.
Kein Tachograf
Das kommt aus den Knöpfen des Fahrers, nicht vom Tachografen. Lesen Sie es als 'hier mal hinschauen', nie als Verstoß.
Überblick
Berichte
Pro Zeitraum: Touren pro Tag, Wartezeit pro Ziel, Pünktlichkeit, Meldungen nach Art, Stornierungen - die am selben Tag getrennt.
Aktivität und Änderungen
Die Zeitleiste von heute, und wer was geändert hat. Praktisch, wenn ein Kunde fragt, warum sich ein Betrag geändert hat.
Wer was darf, und wo Ihre Daten sind
Rollen
Ein Fahrer sieht nur die eigenen Touren: keine Kundenliste, keine Tarife, keine Rechnungen. Rechnungen und Forderungen sind für das Management. Nutzer unbegrenzt.
In der EU
Datenbank und App laufen auf Servern in Stockholm, Schweden. Alle Beteiligten stehen auf der öffentlichen Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Aufbewahrungsfristen
Wie lange Daten bleiben, stellen Sie pro Art ein, innerhalb der gesetzlichen Grenzen. Standortpunkte standardmäßig 30 Tage.
Alles mitnehmen
Als Administrator exportieren Sie alles in einem Rutsch; Stunden, Touren und Aufstellungen auch einzeln als CSV.
Was dieser Teil nicht kann
- Keine Tachografendaten: Lenk- und Ruhezeiten kommen rechtlich vom Tachografen.
Was noch nicht drin ist
Damit Sie es von uns hören und nicht in der Demo entdecken.
- Sprachnachrichten in Text umwandeln. Die Nachrichten selbst funktionieren.
- Rechnungen und Mahnungen direkt aus der App mailen. PDF und E-Rechnung erstellen Sie ganz normal.
- Eine direkte Anbindung an Ihre Buchhaltung. Moneybird ist in Vorbereitung und wird erst nach einem Test mit einer echten Buchhaltung eingeschaltet. Die E-Rechnung und die Exportdatei für Ihr Steuerbüro lassen sich schon jetzt einlesen.
- Text automatisch aus einem fotografierten Frachtbrief lesen.
- Standort übermitteln, während das Smartphone gesperrt ist. Es gibt keine native App - nur die Web-App auf dem Smartphone, und diese kann dies bei gesperrtem Bildschirm nicht.
Legen Sie eine Tour an und sehen Sie, was passiert.