Tout ce que fait Trajenda, partie par partie.
Pour chaque partie : ce que vous y gagnez, qui s'en sert, où c'est dans l'appli, et ce que cette partie ne fait pas. Tout ce qui est sur cette page fonctionne aujourd'hui.
Tableau de planning
Toute votre journée sur un écran, sans ressaisie.
Chez Trajenda, une tournée est un itinéraire : chargement et déchargement, avec autant d'arrêts que nécessaire. Vous la saisissez une fois, et ensuite tout le monde travaille avec la même tournée - le chauffeur, votre client et, plus tard, la facture.
- Qui s'en sert
- L'exploitant
- Où dans l'appli
- Tournées, Tableau, Carte, Lieux et Modèles - sur l'ordinateur, et aussi sur le téléphone
Créer une tournée
Plusieurs arrêts
Chargement et déchargement dans une seule tournée, chaque adresse avec son propre créneau, sa marchandise et sa référence. Choisissez un lieu enregistré et ses consignes permanentes suivent - personne n'a à renvoyer le code du portail chaque semaine.
Coller une commande
Copiez le texte d'un ordre de transport depuis l'e-mail et collez-le dans le formulaire de tournée. Ce qui est clair dans le texte est rempli ; ce qui ne l'est pas reste vide. L'appli ne devine jamais.
Modèles et duplication
La plupart du fret, c'est la même tournée chaque semaine. Dupliquer copie tout l'itinéraire ; le numéro de référence et le prix restent vides, car ils appartiennent à cette commande-là.
Partir de ce que vous avez
Un planning, des clients, des lieux ou des véhicules : collez-les depuis Excel ou importez un CSV, même avec des en-têtes de colonnes en allemand ou en polonais. Vous voyez d'abord un aperçu ; un client, une adresse ou un véhicule qui existe déjà est ignoré, pas écrasé. Les tarifs ne sont volontairement pas importés.
Suivre la journée
Tableau de planning
Un jour, une colonne par chauffeur, et à gauche ce que personne n'a encore. Chaque glissement est enregistré aussitôt. Sur un téléphone, tout s'affiche en liste et vous choisissez le chauffeur dans une liste.
L'attention en haut
Retard, pas encore de chauffeur, trop longtemps sur place, pas de nouvelles depuis un moment, un signalement ouvert du chauffeur : d'abord ce qui va mal, ensuite le reste.
Carte avec l'arrivée prévue
Où sont les camions des chauffeurs qui partagent leur position, avec une arrivée prévue par arrêt. Elle est estimée à vol d'oiseau, pas calculée par la route : bien pour un créneau d'une heure, pas pour une facture.
Alerte d'arrivée
À activer par lieu : quand un camion arrive à moins de 300 mètres, vous recevez une alerte. Le statut ne change pas pour autant - seul le chauffeur le change.
Recherche dans tout
Par référence, client, immatriculation, destination, chauffeur ou date. S'il y a plus de résultats que la place n'en permet, c'est indiqué - pour que vous ne pensiez pas qu'un client manque et ne le créiez pas en double.
Quand ça change
Annuler avec un motif
Qui annule - le client, vous ou un cas de force majeure - et pourquoi. La tournée reste, avec tout ce qu'on a déjà noté en route, pour que vous puissiez quand même la facturer.
Corbeille et journal
Une tournée supprimée peut être restaurée. Pour chaque modification, l'auteur et l'heure sont enregistrés.
Ce qui manque encore
Une liste des champs vides qui bloqueront quelque chose plus tard : un client sans numéro de TVA ne reçoit pas de facture électronique, un client sans tarif au kilomètre laisse des tournées sans prix.
Imprimer la feuille de route
Pour qui veut aussi la tournée sur papier dans la cabine.
Ce que cette partie ne fait pas
- Pas de planification d'itinéraire avec temps de conduite : le chauffeur navigue avec sa propre appli de cartes.
- Pas de répartition automatique des tournées : qui roule quoi, c'est votre décision.
Appli chauffeur
Le chauffeur appuie, vous savez - sans téléphoner.
Le chauffeur ouvre la tournée sur son propre téléphone, dans sa propre langue. Un arrêt à la fois, avec de grands boutons, et chaque appui enregistre l'heure. Presque rien à taper.
- Qui s'en sert
- Le chauffeur
- Où dans l'appli
- Sur son propre téléphone, dans le navigateur ou depuis l'écran d'accueil : les tournées, la messagerie et Ma semaine
L'écran du chauffeur
Un arrêt à la fois
Le numéro de référence du client, l'adresse, le contact avec un bouton d'appel et les consignes permanentes de ce lieu. Seulement les boutons utiles à ce moment-là.
Naviguer avec sa propre appli
Un bouton ouvre l'adresse dans Google Maps, Waze ou une autre appli de cartes du téléphone. Si rien ne marche, le bouton copie l'adresse.
Mauvais appui
Deux appuis annulent un statut. Vous recevez une alerte, pour qu'une heure ne change jamais en silence.
Sur l'écran d'accueil
Pas besoin de magasin d'applis : Trajenda s'ajoute à l'écran d'accueil depuis le navigateur. Les tournées s'ouvrent alors d'un appui et les notifications arrivent.
Ce qui est enregistré en plus
Service et compteur
Début et fin du service, avec le relevé du compteur. Une absence ou une maladie peut aussi être signalée directement depuis l'appli.
Contrôle avant départ
Un tour du véhicule avant de partir, avec une photo de chaque défaut. Le défaut arrive chez vous, et d'un bouton au garage.
Frais et justificatifs
Péage, carburant, ferry, parking - avec une photo du ticket, sur la tournée concernée. Ce qui peut être refacturé, vous l'ajoutez plus tard à la facture.
Scanner un code-barres
Sur Android avec Chrome, un code-barres ou un QR code se scanne avec l'appareil photo.
Contact avec le bureau
Une messagerie qui traduit
Les messages sont traduits dans les deux sens. Des phrases courantes sont prêtes, pour répondre d'un appui.
Messages vocaux
Enregistrer et écouter, pour qui préfère ne pas taper sur la route.
Notifications sur le téléphone
Une notification arrive sur le téléphone quand vous envoyez quelque chose - une fois les notifications activées.
Sa propre semaine
Heures, kilomètres et tournées de la semaine, et ses propres données à télécharger.
Position : seulement si elle est partagée
Accord par chauffeur
Désactivé par défaut. Un bouton « Arrêter le partage » le coupe à nouveau, sans conséquence pour la tournée. Seulement pendant le service.
Conservée peu de temps
Les points de position sont effacés après 30 jours par défaut ; réglable de 7 à 30.
Pas de statut tiré de la position
Trajenda ne met jamais « sur place » tout seul à partir d'une position, et ne déduit jamais vitesse ni comportement de conduite. Seul le chauffeur appuie.
Ce que cette partie ne fait pas
- Pas d'appli dans le magasin d'applis. L'appli web ne peut pas transmettre la position quand le téléphone est verrouillé.
- Les messages vocaux ne sont pas convertis en texte.
Lettre de voiture et preuves
Une preuve encore là quand le client appelle des mois plus tard.
Ce qui se passe au quai disparaît sinon. Le chauffeur l'enregistre en un ou deux appuis, avec l'heure et le lieu. Ça reste sur la tournée - et, là où c'est sa place, sur le document que signe le destinataire.
- Qui s'en sert
- Le chauffeur et le destinataire
- Où dans l'appli
- Le chauffeur l'enregistre dans l'appli ; vous trouvez lettre de voiture, preuve de livraison et photos sur la tournée
Documents
Lettre de voiture CMR
Remplie depuis la tournée, le modèle IRU avec les mentions obligatoires de l'article 6, dans la langue du destinataire - quinze langues. À imprimer ou à enregistrer en PDF.
Réserve en case 18
Ce que le chauffeur signale au chargement figure comme réserve sur la lettre de voiture. Si cette case reste vide, la marchandise est réputée reçue en bon état.
Preuve de livraison
Le destinataire signe sur le téléphone du chauffeur, avec son nom, l'heure et le lieu. Ensuite, toute modification se voit - y compris une des nôtres. Vous la partagez avec votre client par un lien, sans que le client ait besoin d'un compte.
Lettre de voiture sur le téléphone
À ouvrir et montrer lors d'un contrôle routier : une copie, pas une e-CMR reconnue. La lettre de voiture papier reste obligatoire.
Au chargement
Contrôle de la marchandise
« Tout va bien » ou « Je vois quelque chose ». Ce premier appui fait preuve : une fois établi que la marchandise était intacte au départ, un dégât en route devient plausible.
Arrimage
Ce qui tient la charge - sangles, tapis antidérapants, coussins gonflables, ridelle avant - et qui a chargé. Si le client a chargé sans laisser approcher le chauffeur, une barre jaune apparaît sur la tournée.
Scellé
Jamais prérempli : le chauffeur lit le numéro, l'appli le compare avec celui que vous attendez.
Contrôle ADR
Trois questions auxquelles on répond depuis le sol : panneaux orange, document de transport, équipement. Passer est permis ; seul un « non » explicite compte comme écart.
Température
Chaque relevé porte l'exigence du moment. Si l'accord change plus tard, ce qui s'appliquait ce jour-là reste visible.
Au déchargement
Refus
Qui refuse - un nom, pas « l'entrepôt » -, pourquoi, combien, avec une photo. Ensuite vous notez ce que devient la marchandise : en attente d'instructions, retour à l'expéditeur, déchargée ailleurs.
Palettes
Chaque échange est une nouvelle ligne, jamais un solde modifié. Vous voyez ainsi par client combien de vos palettes s'y trouvent.
Travaux supplémentaires
Attente prolongée, arrêt en plus, déchargement à la main : le chauffeur l'enregistre avec une photo sur l'arrêt concerné. Refacturer ou non, c'est votre décision.
Photos de dégâts horodatées
Heure et position incrustées dans la photo, avec une empreinte numérique (hash) par-dessus. Une retouche se voit - le tampon n'est pas infalsifiable.
Ce que cette partie ne fait pas
- Pas d'e-CMR : la signature à l'écran est une preuve de livraison, pas un remplacement de la lettre de voiture papier.
- Pas de calcul d'arrimage. Nous enregistrons ce qui a été fait ; savoir si ça suffit reste le jugement du chauffeur.
- Le texte d'une lettre de voiture photographiée n'est pas lu automatiquement.
Portail client
Votre client suit. Votre sous-traitant aussi.
Moins d'appels pour savoir où est le fret, et plus de captures d'écran dans tous les sens. Votre client et le transporteur à qui vous sous-traitez voient leur propre partie - rien de plus.
- Qui s'en sert
- Votre client et votre sous-traitant
- Où dans l'appli
- Clients, Transporteurs et Intégrations ; votre client et votre sous-traitant se connectent à leur propre portail
Votre client
Lien de suivi
Statut et arrivée prévue d'une tournée, sans connexion. La position de votre chauffeur est volontairement absente : l'accord vous concerne, vous, pas toute personne à qui le lien est transféré.
Portail client
Les envois, ce qui arrive en haut, avec une barre d'avancement par envoi, les documents à côté et les factures - dans la langue du client. Vous invitez avec un lien que vous envoyez vous-même, et retirez l'accès quand vous voulez.
Messages à l'exploitant
Par le lien de suivi, le destinataire peut signaler quelque chose à l'exploitant, comme un autre quai ou une heure. Dans le portail client, votre client et votre exploitant échangent par envoi. Tout arrive sur une seule page : Messages clients.
Fiche client
Une page par client : tarifs, contacts, toutes les tournées avec les documents présents - preuve manquante en rouge -, adresses et factures.
Documents dans la langue du destinataire
Lettre de voiture, facture et relance suivent la langue du destinataire, pas la vôtre.
Votre sous-traitant
Achat à côté de la vente
La marge se met à jour pendant la saisie et passe au rouge en cas de perte. Par transporteur, vous voyez la marge sur douze mois, avec le nombre de tournées dont le prix est renseigné.
Votre propre chauffeur est retiré
Quand vous sous-traitez une tournée, elle disparaît de l'appli de votre propre chauffeur et ne compte plus dans ses heures.
Assurance CMR
Enregistrez l'assurance de chaque sous-traitant ; l'écran avertit quand elle va expirer ou a expiré. Envers votre donneur d'ordre, vous restez responsable.
Portail transporteur
Votre sous-traitant voit les arrêts et consignes de sa tournée et y dépose sa lettre de voiture. Vous voyez tout de suite quelles lettres de voiture manquent encore.
Relier d'autres systèmes
Commandes via l'API
Le TMS ou la boutique en ligne de votre client place les commandes directement dans votre planning, avec une clé par client. Une commande en double est reconnue et refusée.
Messages de statut en retour
Un message signé vers le système du client à chaque changement de statut. Plus besoin de téléphoner.
Documentation pour le développement
Champs, codes d'erreur, un exemple pour vérifier la signature - et ce que l'intégration ne fait pas - sur trajenda.com/api-docs (en anglais).
Ce que cette partie ne fait pas
- Un message envoyé par le lien de suivi se traite par téléphone ou e-mail : le lien est anonyme, aucune réponse ne repart par là.
- L'appli n'envoie pas encore les invitations au portail par e-mail : vous recevez un lien que vous transmettez vous-même.
- Les factures d'achat et les paiements aux sous-traitants se gèrent dans votre logiciel comptable, pas ici.
Facturation
De la tournée à la facture, et savoir qui doit encore payer.
Ce qu'on note en route arrive sur la facture avec sa preuve : attente au tarif de ce client, travaux supplémentaires, justificatifs, suppléments. Vide signifie « non convenu », pas « gratuit » - ce qui n'a pas de prix est signalé, jamais deviné.
- Qui s'en sert
- Le bureau
- Où dans l'appli
- Factures, Créances, Devis, Services et Chiffres - pour le rôle Direction
Facturer
Tarifs par client
Par tournée, par kilomètre, par kilomètre supplémentaire, et un tarif d'attente avec minutes gratuites. Plus délai de paiement et escompte. S'il n'y a pas de tarif de détour, ces kilomètres apparaissent « sans prix » au lieu de disparaître en silence.
Relevé des tournées
Par client toutes les tournées, l'attente et les kilomètres de détour avec leur montant - la justification, pas encore une facture. À imprimer, ou en CSV pour votre comptable.
Brouillon, puis définitive
Un brouillon n'a pas encore de numéro et se modifie librement. C'est seulement à « définitive » qu'un numéro est attribué, dans une série sans trous. Annuler passe par un avoir.
TVA par ligne
21 % national et 0 % international en autoliquidation sur la même facture mensuelle. Une ligne à 0 % demande un motif, sinon l'appli ne l'enregistre pas.
Justificatifs et suppléments
Les tickets de péage et de ferry du chauffeur passent sur la facture d'un bouton, chacun sur sa propre ligne. Le supplément gazole se calcule avec votre prix de base et le prix mensuel que vous saisissez, source à l'appui.
Liste des services
Supplément week-end, supplément ADR, mètre de plancher, kilomètre à vide : fixez un prix une fois, puis ajoutez-le à la facture d'un clic.
Envoyer
Facture électronique
UBL selon Peppol BIS 3.0, et XRechnung 3.0 pour les clients en Allemagne. Quand une mention obligatoire manque, comme le numéro de TVA du client, l'appli le signale avant l'envoi.
Brouillon d'e-mail
Un clic donne un message prêt qui s'ouvre dans votre propre logiciel de messagerie, avec la facture électronique en pièce jointe. L'e-mail part de votre boîte, avec votre signature.
Envoyée par vous-même
Par la poste, ou remise par le chauffeur ? Notez qu'elle est partie ; à partir de là, elle compte comme due.
Être payé
Créances par ancienneté
Ce qui court encore, 1-30, 31-60, 61-90 jours de retard et plus - les tranches que votre comptable utilise aussi. Par client, plus gros montant en haut : l'ordre dans lequel vous appelez.
Relance
Une lettre dans la langue du client, avec le montant dû et la référence de paiement. Le ton monte : rappel, deuxième relance, mise en demeure. Les intérêts sont calculés par période, aux pourcentages que vous saisissez.
Importer un relevé bancaire
MT940 ou CAMT.053. L'appli cherche le numéro de facture et propose ce qui correspond. Rien n'est jamais soldé en silence : vous confirmez.
Paiements
Partiels aussi. Une fois le total payé, la facture passe d'elle-même à payée.
Chiffres
TVA par mois
Chiffre d'affaires et TVA par taux, 0 % et autoliquidation à part, comme la déclaration le demande. Seulement vos factures de vente : la TVA déductible, vous l'ajoutez vous-même.
Ce qui n'est pas encore facturé
L'attente par client avec le montant selon votre accord, et les travaux supplémentaires qui ne figurent encore sur aucune facture.
Devis
Gagnés, perdus, ouverts, et les motifs de perte dans l'ordre. Le pourcentage ne compte que les devis tranchés.
Chiffre d'affaires et marge
Chiffre d'affaires par mois selon la date de facture, vos plus gros clients et la marge par client.
Ce que cette partie ne fait pas
- Envoyer factures et relances par e-mail directement depuis l'appli n'est pas encore possible ; le brouillon d'e-mail et le PDF, si.
- Envoyer une facture électronique sur le réseau Peppol n'est pas encore possible : vous recevez le fichier.
- Pas de comptabilité et pas encore de liaison directe avec votre logiciel comptable : Moneybird est en préparation, la liaison n'est activée qu'après un test avec une vraie comptabilité. La facture électronique et le CSV s'y importent, en revanche.
Flotte, heures et sécurité
Tout le reste qui va avec une entreprise de transport.
Des échéances à ne pas manquer, les heures et le temps de conduite, les coûts par camion, des rapports - et qui peut voir quoi.
- Qui s'en sert
- La direction
- Où dans l'appli
- Véhicules, Coûts et défauts, Amendes, Heures, Rapports, Équipe et Données société
Flotte
Échéances
Contrôle technique, contrôle du chronotachygraphe, assurance et entretien par camion ; permis, code 95, carte conducteur et certificat ADR par chauffeur. Vous les voyez deux mois à l'avance, et « expiré » est séparé de « bientôt ».
Défauts et garage
Ce qu'un chauffeur signale au contrôle avant départ, avec une photo. Un bouton l'envoie au garage, et vous le cochez une fois réparé.
Coûts par camion
Carburant et réparations par véhicule. La consommation découle des pleins.
Amendes
Enregistrées sur la tournée, pour savoir qui conduisait.
Heures et temps de conduite
Heures à partir des statuts
Services avec début, fin et relevé du compteur, exportables en CSV. Les jours avec un statut oublié sont signalés.
Temps de conduite par semaine
Au-delà de 56 heures en une semaine ou de 90 heures sur deux semaines, une ligne rouge apparaît avec le nom. Dès vendredi, vous savez qui ne peut plus faire la tournée du samedi.
Pas de chronotachygraphe
Cela vient des boutons du chauffeur, pas du chronotachygraphe. À lire comme « à regarder », jamais comme une infraction.
Vue d'ensemble
Rapports
Par période : tournées par jour, attente par destination, ponctualité, signalements par type, annulations - celles du jour même à part.
Activité et modifications
La chronologie du jour, et qui a modifié quoi. Pratique quand un client demande pourquoi un montant a changé.
Qui peut faire quoi, et où sont vos données
Rôles
Un chauffeur ne voit que ses propres tournées : pas de liste de clients, pas de tarifs, pas de factures. Factures et créances sont réservées à la direction. Utilisateurs illimités.
Dans l'UE
La base de données et l'appli tournent sur des serveurs à Stockholm, en Suède. Tous les intervenants figurent sur la liste publique des sous-traitants.
Durées de conservation
Combien de temps les données restent, vous le réglez par type, dans les limites légales. Points de position 30 jours par défaut.
Tout emporter
Avec un accès administrateur, vous exportez tout d'un coup ; heures, tournées et relevés aussi séparément en CSV.
Ce que cette partie ne fait pas
- Pas de données du chronotachygraphe : légalement, les temps de conduite et de repos viennent du chronotachygraphe.
Ce qui n'y est pas encore
Pour que vous l'entendiez de nous, et non pendant la démo.
- Transcrire les messages vocaux en texte. Les messages eux-mêmes fonctionnent.
- Envoyer factures et relances par e-mail depuis l'appli. Le PDF et la facture électronique se créent normalement.
- Un lien direct avec votre logiciel comptable. Moneybird est en préparation : la liaison n'est activée qu'après un test avec une vraie comptabilité. La facture électronique et le fichier d'export pour votre comptable peuvent déjà être lus.
- Lire automatiquement le texte d'une lettre de voiture photographiée.
- Partager sa position lorsque le téléphone est verrouillé. Il n'existe pas d'application native : seule l'application web est disponible sur le téléphone, mais elle ne permet pas de partager sa position lorsque l'écran est verrouillé.
Entrez une tournée et regardez ce qui se passe.