De CMR-vrachtbrief invullen, vak voor vak.
De CMR-vrachtbrief gaat mee met de lading bij internationaal wegvervoer. Hieronder staat per vak wat erin hoort, welke vakken het vaakst leeg blijven, en wat een chauffeur bij het laden moet aantekenen.
Waar de vrachtbrief voor is
Het CMR-verdrag regelt de vervoersovereenkomst bij internationaal vervoer van goederen over de weg. De vrachtbrief is het bewijs van die overeenkomst en van de staat waarin de lading werd meegegeven.
Artikel 5 van het verdrag gaat uit van drie originele exemplaren, ondertekend door afzender en vervoerder: het eerste voor de afzender, het tweede reist mee met de goederen, het derde houdt de vervoerder. Veel formulieren hebben een vierde exemplaar voor de eigen administratie.
Artikel 6 lid 1 noemt wat er altijd op moet staan, lid 2 wat erop moet als het van toepassing is, zoals een rembours of een afgesproken levertijd. Hieronder staat bij elk vak welke van de twee; de rest is aanvullend. De verklaring dat het vervoer onder het verdrag valt, ook verplicht, staat op de meeste formulieren al voorgedrukt.
De partijen en de route: vak 1 tot en met 5
1. Afzender
Naam, adres en land van de partij die de goederen verzendt. Verplicht. Dat is de opdrachtgever in de overeenkomst, niet altijd het adres waar geladen wordt.
2. Geadresseerde
Naam, adres en land van de ontvanger. Verplicht. Zet hier de partij die de goederen moet ontvangen, niet de vervoerder of een tussenpersoon.
3. Plaats van aflevering
Plaats en land waar de goederen afgeleverd worden. Verplicht. Een volledig adres voorkomt discussie als het losadres afwijkt van het adres in vak 2.
4. Plaats en datum van inontvangstneming
Waar en wanneer de vervoerder de goederen overneemt: het laadadres en de laaddatum. Verplicht.
5. Bijgevoegde documenten
Documenten die aan de vervoerder worden meegegeven, zoals een paklijst, een handelsfactuur of douanepapieren. Alleen als er echt iets bij zit, en dan verplicht.
De goederen: vak 6 tot en met 12
Deze vakken staan per goederenregel naast elkaar. Bij meer soorten lading krijgt elke soort een eigen regel.
6. Merken en nummers
Wat op de colli staat om ze te herkennen: merken, nummers, een referentie of het zegelnummer. Verplicht.
7. Aantal colli
Het aantal pallets, dozen of andere eenheden. Verplicht, en het getal dat de chauffeur bij het laden telt.
8. Wijze van verpakking
Pallet, doos, kist, zak, bulk. Verplicht.
9. Aard der goederen
Een gangbare omschrijving van de lading. Verplicht. Bij gevaarlijke stoffen hoort hier de gangbare benaming met klasse en UN-nummer; die twee horen altijd samen.
10. Statistisch nummer
Een goederencode voor de statistiek, als de afzender die opgeeft. Vaak leeg.
11. Brutogewicht in kg
Het totale gewicht inclusief verpakking. Verplicht, of een andere opgave van de hoeveelheid.
12. Omvang in m³
Het volume, als dat voor de vracht of de beladingsgraad telt.
Instructies en afspraken: vak 13 tot en met 20
In dit deel wijken formulieren van verschillende drukkers soms af, vooral bij vak 13 tot en met 15. Houd de opschriften op je eigen formulier aan.
13. Instructies van de afzender
Gelden er douane- of andere formaliteiten, dan verplicht: de instructies daarvoor. Daarnaast instructies voor onderweg, zoals een temperatuur of een tijdvenster bij aflevering.
14. Voorschriften omtrent frankering
Wie de vracht betaalt: franco (de afzender) of niet franco (de geadresseerde). Neemt de afzender kosten voor eigen rekening, dan hoort dat er volgens artikel 6 lid 2 op.
15. Rembours
Een bedrag dat bij aflevering geïnd moet worden. Meestal leeg; is er een rembours, dan verplicht.
16. Vervoerder
Naam, adres en land van de vervoerder. Verplicht. Een stempel alleen is niet altijd leesbaar; zorg dat het adres er volledig staat.
17. Opvolgende vervoerders
Als een andere vervoerder een deel van het traject rijdt, zoals een charter: naam en adres.
18. Voorbehouden en opmerkingen van de vervoerder
Wat de chauffeur bij het laden ziet: beschadigde verpakking, een ander aantal colli, natte of verschoven lading. Zie hieronder waarom dit vak telt.
19. Speciale overeenkomsten
Afspraken tussen afzender en vervoerder die op de vrachtbrief horen. Een afgesproken levertijd moet er volgens artikel 6 lid 2 op.
20. Te betalen door
Vracht, toeslagen, douanerechten en andere kosten, en wie ze betaalt: afzender of geadresseerde. Verplicht: artikel 6 lid 1 noemt de vervoerskosten. In de praktijk blijft het vak toch vaak leeg, omdat de vrachtbrief ook gelezen wordt door wie de prijs niet hoeft te weten. Dat is een gewoonte, geen uitzondering in het verdrag.
Ondertekenen: vak 21 tot en met 24
21. Opgemaakt te ... op ...
Plaats en datum waarop de vrachtbrief is opgemaakt. Verplicht, en allebei: een datum zonder plaats is een vak dat half leeg is.
22. Handtekening en stempel van de afzender
Bij het laden, door of namens de afzender.
23. Handtekening en stempel van de vervoerder
Bij het laden, door de chauffeur namens de vervoerder.
24. Goederen ontvangen
Bij aflevering: plaats, datum, handtekening en stempel van de geadresseerde. Een eventueel voorbehoud van de ontvanger komt hier ook.
Veel formulieren hebben daaronder nog vakken voor onder meer het kenteken. Trajenda zet het kenteken van truck en oplegger in vak 25.
Vak 18 is geen vak voor de vorm
Artikel 8 vraagt de vervoerder bij de inontvangstneming het aantal colli, de merken en nummers en de zichtbare staat van de goederen en verpakking na te gaan. Wat niet klopt, hoort met een reden als voorbehoud op de vrachtbrief.
Artikel 9 lid 2 zegt wat er gebeurt als dat niet gebeurt: zonder gemotiveerd voorbehoud wordt vermoed, tot het tegendeel bewezen is, dat de goederen en de verpakking in goede staat waren, en dat aantal colli, merken en nummers klopten. Een leeg vak 18 is dus geen neutraal vak.
- Schrijf op wat je ziet, niet wat je denkt: "2 pallets folie gescheurd, doos nat" in plaats van "schade".
- Noteer het aantal dat je telt als dat afwijkt van vak 7.
- Een voorbehoud dat de afzender niet tekent, staat er toch; het telt alleen anders. Laat het dus altijd opschrijven.
De vakken die het vaakst leeg blijven
- Vak 21: wel een datum, geen plaats.
- Vak 16: alleen een naam of een stempel, zonder volledig adres.
- Vak 9 bij gevaarlijke stoffen: een klasse zonder UN-nummer, of andersom.
- Vak 18: leeg, terwijl de chauffeur bij het laden iets zag en het alleen in een appje meldde.
- Vak 4: het laadadres zonder datum, omdat de vrachtbrief al de dag ervoor is ingevuld.
Hoe Trajenda de vrachtbrief vult
In Trajenda druk je de CMR-vrachtbrief af vanuit de rit, in vijftien talen. De vakken komen uit wat al in de rit staat: afzender en geadresseerde, laad- en losadres met datum, de lading per stop, de vervoerder uit je bedrijfsgegevens, het kenteken uit het gekoppelde voertuig.
Ontbreekt er een gegeven dat erop hoort, zoals de plaats in vak 21 of het UN-nummer bij gevaarlijke stoffen, dan zegt Trajenda vóór het afdrukken welk vak en waar je het invult. Vak 18 komt uit wat de chauffeur bij het laden in de app vastlegt met "Ik zie iets", in de eigen woorden van de chauffeur; een planner typt het niet over.
Wat Trajenda niet is: een e-CMR. De papieren vrachtbrief blijft nodig en de handtekeningen in vak 22 tot en met 24 zet je op papier. Het afleverbewijs dat de ontvanger op de telefoon van de chauffeur tekent, is een apart document naast de vrachtbrief.
Geen juridisch advies
Deze gids legt uit wat er op het formulier staat en wat het verdrag daarover zegt. Het is geen juridisch advies. Bij een schade of een geschil: vraag je verzekeraar of een jurist.
Nooit meer een vrachtbrief overtypen.
Plan een rit in Trajenda en druk de vrachtbrief af. Wat ontbreekt, staat erbij voordat je print.