Trajenda of Excel, WhatsApp en papier?
De meeste kleine vervoerders plannen met een spreadsheet, een groepsapp en een map vrachtbrieven. Dat werkt, en het kost niets extra. Hieronder staat eerlijk waar het knelt, en wanneer je beter kunt blijven zoals je bent.
Waar Excel, WhatsApp en papier sterk in zijn
- Iedereen kent ze. Er valt niets te leren.
- Ze kosten niets extra.
- Flexibel: elke kolom en elke afspraak kan, zonder dat een systeem nee zegt.
Punt voor punt
De planning
Een spreadsheet die één persoon bijhoudt. Een wijziging gaat via een appje of een telefoontje naar de chauffeur.
Ritten met meerdere stops op het planbord. De chauffeur ziet de rit op de telefoon, met adres, tijdvak en instructies, in de eigen taal.
Waar is de truck?
Bellen, of wachten op een bericht in de groep.
De kaart toont waar elke truck is, hoe lang hij daar al staat en welke rit te laat komt. Alleen tijdens een dienst, en alleen als de chauffeur de locatie deelt.
Wachttijd
Wordt onthouden, of niet. Achteraf is moeilijk te bewijzen hoe lang de truck stond.
Elke tik legt een tijd vast. Wachttijd per bezoek staat op de rit en kan als regel op de factuur.
Bewijs van levering
Een papieren handtekening, die een paar dagen later op kantoor is, als die niet kwijtraakt.
Getekend op de telefoon van de chauffeur en meteen op kantoor. Daarna valt elke wijziging op.
Vrachtbrief
Met de hand invullen, of overtypen uit de spreadsheet.
De CMR-vrachtbrief afdrukken vanuit de rit, in vijftien talen. De papieren vrachtbrief blijft nodig; Trajenda is geen eCMR.
De factuur
Ritten, wachttijd en toeslagen bij elkaar zoeken in mails, appjes en papier.
Kies de ritten; wachttijd, meerwerk en toeslagen staan er onderbouwd bij. Ook als e-factuur (UBL, XRechnung).
Taal
Een chauffeur die geen Nederlands leest, krijgt een vertaling uit de telefoon, of een gok.
De chauffeursapp spreekt vijftien talen, het inlogscherm ook. De volglink volgt de taal van je klant.
Kosten
Niets extra, behalve de tijd die het kost en de wachttijd die blijft liggen.
€ 39 per vrachtwagen per maand, exclusief btw. 14 dagen gratis, maandelijks opzegbaar.
Wanneer Excel en WhatsApp genoeg zijn
- Je rijdt zelf, of met één chauffeur die je elke dag spreekt.
- Je rekent geen wachttijd door en er is zelden discussie over een levering.
- Je klanten bellen niet om te vragen waar hun zending is.
Herken je jezelf hierin, dan is Trajenda vooral een extra kostenpost. Blijf dan zoals je bent.
Overstappen zonder grote verbouwing
- WhatsApp mag blijven. Het verschil is dat een tik in Trajenda een tijd vastlegt die je kunt factureren; een bericht in een groep niet.
- Begin met één rit. Je hoeft niet alles in één keer over te zetten.
- Je spreadsheet kan erin: klanten, locaties, voertuigen en hele plannings uit Excel of CSV. Rijen die al bestaan worden overgeslagen, nooit overschreven.
- Je gegevens blijven van jou: exporteer alles op elk moment, als JSON en CSV.
Probeer het naast je spreadsheet.
Zet één rit in Trajenda en laat de rest nog even zoals het is. Na 14 dagen weet je of het iets oplevert.