Facturen.
Een factuur begint als concept: geen nummer, alles te wijzigen. Pas als je op Definitief maken klikt, krijgt de factuur een nummer. De nummers lopen zonder gaten, dus een definitieve factuur wijzig of verwijder je niet meer; is er iets mis, dan maak je een creditnota.
Uit ritten samenstellen
Op de ritspecificatie van een klant staat Factuur samenstellen. Je ziet de gereden ritten met wat ze opleveren en vinkt aan wat op deze factuur komt; de rest blijft staan voor de volgende. Doorbelaste kosten, meerwerk en de dieseltoeslag neem je in dezelfde beweging mee.
Een rit zonder prijs wordt nooit geraden. Die gaat niet mee, maar je ziet hoeveel het er zijn.
Tol, diesel en btw
- Wat de chauffeur onderweg fotografeert, zoals een tolbon of de veerboot, kun je doorbelasten. Elke bon wordt een eigen regel: "Tol 12-08 Milaan" herkent een opdrachtgever, "Doorbelaste kosten" niet.
- Dieseltoeslag: vul bij de klant de basisprijs per liter en het brandstofaandeel in, en elke maand bij Bedrijfsgegevens de dieselprijs met de bron. De app haalt de dieselprijs niet zelf op; ontbreekt die, dan rekent de app geen nul maar meldt dat de prijs ontbreekt.
- Btw staat per regel, want binnenlandse ritten en internationale ritten met verlegde btw staan vaak op dezelfde factuur. Kies je 0 procent, dan vraagt de app de reden; zonder reden bewaart de app de regel niet.
Versturen en aanmanen
Een definitieve factuur heeft een blok Versturen. Met het mailconcept (.eml) open je een kant-en-klaar bericht in je eigen mailprogramma, met de factuur als bijlage; daarna leg je vast dat je de factuur zelf verstuurd hebt. De e-factuur (UBL, Peppol BIS 3.0) gaat als bijlage mee; daarvoor is het btw-nummer van de klant nodig.
Is een verstuurde factuur te laat, dan maak je onder Betalingen een aanmaning in de taal van de klant. De toon loopt op: betalingsherinnering, tweede herinnering, laatste aanmaning. Rente en kosten vul je zelf in, per ingangsdatum en met een bron; de app vult geen percentage voor.
Van rit naar factuur in één beweging.
Probeer Trajenda veertien dagen met je eigen ritten.